Assistant(e) de la direction juridique et assurances h/f

Missions de l'assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances :
Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc.), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)..
Gestion des agendas
Correction et mise en page de documents, courriers, présentations (en anglais et en français)
Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d'administration), conventions annuelles, .
Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)
Suivi des abonnements de la DJA
Réception de courriers/dépôts d'actes d'huissiers : affaires/contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d'un tableau Excell).
Mise à jour du site intranet du Groupe
Missions plus particulières :
Budget
- Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
- Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)
Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)

Gouvernance
- Co-administrateur de l'outil documentaire du Conseil d'administration : Diligent
- Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
- Convocations des membres des Conseils d'administration
- Registre de présence
- Suivi des traductions des PV des Conseils d'administration
- Transcription des PV Boards et AG sur les registres
- Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »
- Gestion des notes de frais des administrateurs

Liste des initiés du Groupe
- Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook
- Suivi des courriers d'entrées/sorties
Vous possédez plus de 10 ans d'expérience en assistanat de direction, idéalement dans un environnement juridique et/ou d'assurances.
Rigoureux(se) et organisé(e), vous excellez dans la gestion des priorités et le respect des délais.
Vous maîtrisez parfaitement l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.