Assistant administratif (h/f)

MISSIONS PRINCIPALES
L'Assistant administratif / l'Assistante administrative assure un rôle
de support administratif et RH au sein de l'entreprise.
Il/elle intervient en appui du/de la Chargé(e) des Ressources Humaines ainsi qu'en support administratif pour la direction, en contribuant à la gestion administrative du personnel, à l'organisation des activités administratives courantes et au suivi des processus RH, sans responsabilité de pilotage, de décision ou de conformité réglementaire.
Il/elle contribue à la fiabilité des informations administratives, à la bonne circulation des documents et au bon fonctionnement quotidien du service administratif, tout en facilitant les activités et la coordination administrative de la direction.
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ACTIVITÉS PRINCIPALES
1. Support administratif RH
- Participation à la gestion administrative du personnel (entrées, sorties, dossiers salariés) ;
- Tenue et mise à jour des dossiers administratifs ;
- Appui au suivi administratif des périodes d'essai ;
- Gestion de l'accueil administratif des nouveaux salariés (Onboarding) ;
- Mise à jour et suivi des affiliations des salariés aux dispositifs collectifs et organismes externes (prévoyance, santé, médecine du travail, etc) ;
- Suivi de la validité des formations réglementaires obligatoires (habilitations, CACES, etc.) et prise de rendez-vous pour les sessions de recyclage lorsque nécessaire.
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2. Recrutement et candidatures
- Appui administratif au suivi des recrutements ;
- Réception et recensement des candidatures, notamment via France Travail ;
- Report des candidatures reçues dans un fichier de suivi dédié, partagé avec les différentes parties prenantes ;
- Transmission des informations nécessaires au/à la Chargé(e) des RH et aux managers concernés.
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3. Gestion administrative courante
- Gestion du courrier papier (réception, tri, diffusion, archivage) ;
- Gestion de la boîte mail Administration (réception, orientation, suivi des demandes) ;
- Classement et archivage des documents administratifs et RH ;
- Contribution à la gestion documentaire du service administratif.
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4. Appui à la gestion RH et paie
- Collecte et transmission des éléments nécessaires à la paie (absences, NDF, etc);
- Appui à la gestion des absences et du temps de travail ;
- Récapitulation des notes de frais et transmission pour intégration dans l'outil RH et paie Mysilae ;
- Archivage des justificatifs associés.
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5. Support administratif transversal
- Appui administratif à la gestion de la flotte automobile (suivi des visites techniques, prises de rdv, etc) ;
- Contribution à la préparation et à la transmission des éléments nécessaires au rapprochement bancaire (archivage des factures fournisseurs dans le cloud) ;
- Soutien administratif aux activités transverses du service administratif.
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Qualités personnelles attendues
- Sens aigu de l'organisation et capacité à gérer les priorités dans un environnement multitâche ;
- Rigueur et fiabilité dans le traitement des informations administratives ;
- Discrétion, respect de la confidentialité et sens des responsabilités ;
- Aisance relationnelle et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés ;
- Autonomie dans la gestion des missions confiées, tout en sachant rendre compte ;
- Adaptabilité et capacité à s'inscrire dans des processus évolutifs ;
- À l'aise avec les outils bureautiques et les environnements numériques.
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Conditions particulières
- Confidentialité absolue requise ;
- Travail en collaboration étroite avec le/la chargé(e) des Ressources Humaines et les parties prenantes internes.