RESPONSABILITÉS :
Spécificités du poste
- Amplitude horaire à adapter lors des pics d'activité
- Interlocuteurs multiples (enseignants-chercheurs, étudiants, services administratifs)
Missions Le ou la gestionnaire de Scolarité de l'UFR Sciences et Techniques a pour mission d'élaborer des emplois du temps (EDT) en lien avec les enseignants concernés et le pôle Focal pour les formations en alternance, dans le respect du calendrier universitaire. Le ou la gestionnaire a pour mission de recueillir et traiter les informations nécessaires à la mise en place des EDT dans le logiciel CELCAT en tenant compte des effectifs étudiants.
Activités principales - Pour chacun des 2 semestres de l'année, élaborer les emplois du temps des formations de l'UFR Sciences et Techniques à partir des maquettes pédagogiques et en étroite collaboration avec les enseignants
- via l'outil CELCAT
- en prenant des rv avec les enseignants
- en tenant compte des effectifs étudiants, environ 5.000, du nombre de groupes à respecter, de la mutualisation d'enseignements communs à plusieurs formations, du calendrier universitaire et de la spécificité des salles
- Appliquer et respecter les règles de gestion des emplois du temps (créneaux horaires des enseignements, interruption de cours, contrôle des conflits de salles .)
- Connaître l'offre de formation de l'UFR Sciences et Techniques et se tenir informé.e des évolutions
- Assurer le suivi quotidien des emplois du temps : saisie des demandes de modification, réservation des salles
- Gérer la messagerie du pôle EDT et garantir un traitement par ordre de priorité des demandes de changements d'emplois du temps, et traiter les urgences
- Préparer les emplois du temps de la prochaine période (vérification modules, « nettoyage » de la base CELCAT)
PROFIL RECHERCHÉ :
- Formation et/ou qualification : diplôme de niveau bac à bac+2
- Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste: 1 à 3 ans; des fonctions de planification, priorisation et répartition d'activité seraient un plus
Compétences et connaissances requises
- Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Connaître le fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche
- Maîtriser les techniques de communication, accueil téléphonique et physique
- Connaissance des interactions avec d'autres services (autres pôles du service de la Scolarité)
- Connaissance de l'offre de formations d'une université
- Connaissance de la conception d'un emploi du temps, sens de l'analyse et l'élaboration de document
- Savoir-faire opérationnels :
- Grande adaptabilité aux changements fréquents de situations et d'interlocuteurs.
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils bureautiques
- Savoir faire évoluer ses techniques de travail
- Savoir-être :
- Sens de la relation et de la diplomatie
- Réactivité, rapidité
- Adaptabilité et flexibilité
- Rigueur
- Anticipation
- Esprit d'initiative
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
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