Office & operations manager

Alisation : Paris République (3e arrondissement). Hybride 3 jours sur site / 2 jours remote.

Contrat : Full-time (CDI)

Rattachement : Co-piloté par la People Lead + le CEO (Quentin)

Niveau : Junior (1 à 3 ans d’expérience)

Démarrage : Dès que possible

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🚀 Pourquoi ce rôle est clé

Mendo, c’est 35 personnes, plus de 80 clients entreprise (PwC Global, BDO, EY, La Poste, GRDF, EY, Aéroport de Genève…) et une croissance qui s’accélère. Une équipe qui grandit vite, c’est aussi un quotidien opérationnel qui se densifie : factures à classer, justificatifs à collecter, fournisseurs à briefer, accès à provisionner, bureaux à faire tourner.

Aujourd’hui, ce travail est porté par plusieurs personnes en équipe qui le font en marge de leurs missions principales. C’est efficace à court terme, mais ça plafonne, et surtout ça empêche de structurer l’info pour que chacun devienne autonome.

En tant qu’Office & Operations Manager, ton rôle est simple à formuler, exigeant à exécuter : devenir le point d’ancrage opérationnel de Mendo. Tu fais tourner le quotidien (finance ops, office, fournisseurs, accès), tu structures l’info pour que les gens trouvent leurs réponses sans demander, et tu dégages du temps stratégique aux fondateurs et aux Leads.

C’est un poste de “founders’ utility belt” : tu travailles au plus près du CEO (Quentin) sur la finance et l’admin, et de la People Lead sur la coordination des équipes. Vue 360° garantie sur la scale-up, exposition directe aux fondateurs, latitude pour proposer et construire.

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🎯 Tes missions


💰 Finance ops et compta opérationnelle (≈ 50 % du temps)

Le cœur du quotidien. Tu es l’interface entre le CEO, le comptable, les Sales et les fournisseurs sur tout ce qui touche à l’argent qui rentre et qui sort.

* Centraliser les factures fournisseurs sur Pennylane : saisie, dépose des justificatifs, classification des transactions par équipe et par type (l’enjeu : pas accumuler 300 transactions à classer en retard)

* Animer le suivi des créances clients : pings réguliers aux Sales et AM pour mettre à jour les statuts factures, relances bilatérales sur les blocages, posts hebdo “💰 Nouveaux règlements” sur Slack

* Gérer les comptes bancaires multiples (Qonto, BNP, BPRI, Stripe) : récupération des relevés, transmission au comptable, reconnexion des intégrations Pennylane quand elles sautent

* Assurer le règlement et la validation des paiements (Edenred, Cocoon, factures fournisseurs > 1 000 €), suivre les notes de frais

* Audit régulier des outils SaaS et de leurs grilles tarifaires (Loom, LinkedIn Sales Navigator, Pennylane…) pour rationaliser les seats avant chaque renouvellement

* Automatiser ce qui peut l’être : process Kbis -3 mois récurrent, classification des transactions, règles de gestion utilisateurs


🏢 Office management (≈ 20 % du temps)

Tu fais en sorte que l’équipe arrive le matin et n’ait à penser à rien.

* Gérer le quotidien du bureau : livraisons, colis, équipement, ascenseur, salles de réunion

* Onboarder les nouveaux arrivants côté logistique : badges Salto, application de réservation des salles, mots de passe Wi-Fi, livret de bienvenue

* Piloter les projets office ad hoc : déménagement, drink d’inauguration, sondages internes (Tally), comm globale dans #00-annonce

* Coordonner les déménageurs et prestataires si on bouge encore les bureaux, et orchestrer la communication J-7 / J0 / J+1


🔐 Outils internes et gestion des accès (≈ 15 % du temps)

Tu as la vue d’ensemble des outils SaaS Mendo et tu répartis les seats avec discernement.

* Maintenir le mapping outils ↔ utilisateurs : qui a accès à quoi, qui en a besoin, qui n’utilise plus

* Onboarder et offboarder les accès quand quelqu’un arrive ou part (Pennylane, outils internes, cartes physiques, comptes mail)

* Maintenir les intégrations bancaires et comptables : RIB fournisseurs à corriger, déconnexions Pennylane à reconnecter, doublons à merger


📦 Fournisseurs et admin légal (≈ 10 % du temps)

Tu es l’interface fournisseurs et la gardienne des documents administratifs.

* Suivre le SAV et les réclamations (Vistaprint, Patchwork, Edenred, Alan)

* Maintenir et diffuser les documents administratifs Mendo (Kbis, SIRET, RIB, attestations) : structurer pour que les Sales et les AM trouvent l’info en self-service au lieu de demander à chaque fois

* Gérer la liaison avec les prestataires fluides (mutuelle, tickets restau, cowork)

* Coordonner les contrats fournisseurs et les renouvellements


📣 Glue ops cross-équipes (≈ 5 % du temps)

Plus diffus mais essentiel.

* Répondre aux demandes administratives transverses (Sales, AM, CS qui ont besoin d’infos)

* Animer les sondages internes via Tally quand on a besoin de l’avis de l’équipe

* Faire la communication ops globale sur Slack #00-annonce : annonces logistiques, rappels, changements d’adresse, infos pratiques