- Recrutement dans le cadre d'un remplacement, jusqu'au retour du salarié (congé maternité et parentale) - CDD sans date de fin précise -
Activité principale et contexte d'intervention
L'assistante administrative et financière de l'association, assure l'ensemble des missions et les tâches qui découlent des secteurs suivants : Administratif, Ressources humaines, Finance, Logistique, et Communication. Elle collabore étroitement avec la coordinatrice et la présidente de l'association.
Missions principales
L'assistante administrative et financière assure les missions suivantes :
- ADMINISTRATIF
Gérer les conventions avec les administrations et services dont l'association est dépendante (financeurs, assurance, banque, fournisseurs, etc .)
Assurer la rédaction des convocations et compte rendus du Conseil d'administration de l'association.
Garantir l'élaboration, la rédaction et le suivi des outils de gestion de l'activité de l'association (tableau, rapport, compte rendu d'activité et de réunion, base de données et répertoire, planning, procédures etc .)
Gérer des dossiers spécifiques (vacances des enfants)
Piloter l'ensemble de la correspondance par mail et postale
Assister aux réunions en lien avec les missions de la fonction
- RESSOURCES HUMAINES
Assurer la procédure de recrutement depuis la diffusion de l'annonce, le repérage de candidat, le lien avec Pôle emploi
Assurer la gestion administrative des stagiaires et bénévoles : recherche, convention, déclarations
Veiller à l'exactitude des données et au respect des procédures en collaboration avec le cabinet chargé de la rédaction des contrats et de tous les documents afférents
Gérer l'ensemble de la gestion des ressources humaines des salariés : absences, formations, etc .
- FINANCE
Saisir les factures en lien avec le cabinet comptable chargé de la gestion budgétaire de l'association
Saisir les paiements
Co-rédiger les dossiers de subvention et les bilans afférents
Organiser les campagnes d'appel aux dons
- COMMUNICATION
Élaborer des outils de communications (journal, flyer, présentation, etc .)
Réviser et alimenter le site internet avec le prestataire
- LOGISTIQUE
Gérer l'ensemble des commandes liées aux besoins de l'association
Rechercher les fournisseurs avec le meilleur rapport qualité/prix
Assurer l'accompagnement des élèves bénévoles chaque soir du lycée au local de l'association.
Compétences requises :
- Capacité rédactionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques numériques
- Connaissance des bases de la gestion des ressources humaines et financières
- Travail en équipe
- Sens de l'organisation et des priorités
Qualités humaines essentielles :
- Relationnel fluide
- Rigueur
- Organisation
- Adaptabilité
- Discrétion
- Autonome et force de proposition
Conditions d'exercice :
L'assistant(e) administratif(ve) est placée sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice éducative et pédagogique de l'association.
Le poste est à temps partiel et les horaires sont les suivants :
- 10h00 à 12h30 et 13h30 à 17h00
- Lundi, mardi, jeudi et vendredi
- Congés : 5 semaines à définir (la structure est fermée au public 1 semaine à chaque vacances scolaires)
Diplômes minimums souhaités :
- Bac professionnel dans le secrétariat et la gestion administrative
- Première expérience professionnelle sur un poste similaire
Rémunération selon convention collective
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