Assistant administratif h/f

DEFI SYSTEMES est une SAS nîmoise d'une soixantaine de collaborateurs qui conçoit, fabrique et vend des machines spéciales.

Constituée d'une équipe pluridisciplinaire d'ingénieurs et techniciens, elle oeuvre à la conception de systèmes mécaniques automatisés et robotisés pour les laboratoires et l'industrie, au contrôle industriel, à la nucléarisation d'équipements, à la réalisation de BàG avec procédés.

Elle sait répondre aux besoins des clients, aussi bien dans le domaine de la mécanique, de l'automatique, de la fluidique, de la thermique, de l'électronique, avec l'intégration de ces compétences dans des machines spéciales et la réalisation de projets en environnement nucléaire et nouvelles énergies.

Sa certification Qualianor garantit ses compétences en matière de qualité Santé Sécurité Environnement et Radio-Protection.

Chez DEFI SYSTEMES, seules vos compétences comptent !

Quel que soit votre genre, origine, âge, religion, orientation sexuelle, handicap ou apparence, nous encourageons la diversité au sein de nos équipes.

DEFI SYSTEMES est engagée en matière de mixité et d'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

Vous souhaitez travailler au sein d'une équipe audacieuse, conviviale et dynamique ? Alors rejoignez-nous ! Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve), dynamique et motivé(e) pour rejoindre une PME industrielle en forte croissance.

Intégré(e) au service Administratif et rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice Administrative, vous aurez pour mission les tâches administratives suivantes :

- l'accueil téléphonique et l'accueil physique des visiteurs,
- la réception du courrier entrant et le dépôt de courrier sortant à la Poste,
- la gestion, l'expédition et le suivi des colis sortant avec l'émission de bons de livraison (TNT, FEDEX, France Express),
- la réalisation de devis et négociation auprès de différents fournisseurs,
- la gestion et le suivi des fournitures administratives,
- la constitution et la mise à jour de tableaux de suivi (transport, nuitées à l'hôtel, fournisseurs, clés, Qui est là),
- la participation à la rédaction des procédures applicables à son poste de travail.

Vous serez également en appui sur les tâches administratives liées aux projets et aux achats telles que :

- l'enregistrement des commandes clients et la constitution des dossiers techniques,
- l'établissement du tableau de suivi de projet (détail des factures à émettre),
- l'établissement des factures clients, l'enregistrement et le suivi sur CHORUS PRO,
- la relance des factures clients arrivant à échéance de règlement ou échues,
- la relance des PV de réception relatifs aux factures clients auprès des Chargés d'Affaires,
- l'organisation des déplacements des collaborateurs (hôtellerie, location de voiture, transport),
- l'établissement du tableau relatif aux nuitées à l'hôtel des collaborateurs en déplacement,
- la gestion, le suivi et la négociation du transport des commandes clients/fournisseurs auprès des transporteurs,
- l'établissement et le suivi des demandes d'accès des collaborateurs sur les sites clients,
- l'établissement des demandes d'habilitation des collaborateurs,
- la constitution de classeurs administratifs (DOE) pour les clients,
- la rédaction de certains bons de commande,
- la relance auprès des fournisseurs pour obtenir les ARC (Accusé de Réception de Commande) et la garantie du respect des délais.

Ponctuellement, vous pourrez être amenée à apporter votre assistance aux différents services de l'entreprise.