Votre rôle :
Apporter une aide permanente aux directrices en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.
Être une personne ressource pour l'ensemble de la Direction.
Missions :
Organisation de la vie professionnelle de la direction
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements
Établir une relation de confiance
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique et de mise en page
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ou compte-rendu
Réaliser des documents de formes et contenus divers : petits flyers, courrier, tableaux, ppt .
Gérer les outils collaboratifs pour la direction (groupes teams etc)
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction, soutien sur la gestion de dossiers stratégiques des directrices
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Réaliser le budget de la direction et suivre son exécution
Réaliser les bons de commande sur la base des devis + rapprochement de factures, bon de commandes des piges pour la rédaction
Coordination des prestataires extérieurs, pigistes, photographes
Ressources humaines : gestion des agents entrants et sortants / matériel / recrutement .
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Gestion Elise, courrier papier et mail, accueil, publipostage, etc.
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Soutien, relais des agents des services, réservation salle
Gestion des problématiques du bâtiment (informatique, imprimante copieur, chauffage.
Diffusion des supports de diffusion dans tous les lieux publics et boites élus
Soutien des collègues dans la logistique des services et la gestion de projet
Profil :
Techniques / Pratiques :
Utilisation des outils bureautiques classiques : Word et Excel principalement.
Utilisation quotidienne du logiciel d'Elise (courriers, signatures bon de commande, notes interservices) et de Sedit (bons de commande et factures).
Aptitudes / Qualités :
Réactivité et sens des initiatives.
Autonomie et rigoureux dans l'organisation du travail.
Disponibilité, sens de l'écoute
Experience: 12 Mois
Compétences: Fiscalité,Superviser les procédures de gestion financière,Élaborer, suivre et piloter un budget
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
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