Créée en 2001, Nibelis est un éditeur de logiciel Paie & SIRH qui accompagne les entreprises pour fiabiliser, simplifier et optimiser leur processus. Notre offre s'adresse aux PME et ETI via une suite de solutions RH complète et modulaire (Paie, Coffre-Fort Numérique, Planning RH, Talents, Pilotage, Portail RH), assortie d'une gamme de services experts à forte valeur ajoutée.
Nibelis compte plus de 2 000 sociétés clientes de tous secteurs d'activités et 500 collaborateurs répartis dans 8 agences en France. Depuis plus de 10 ans, l'entreprise bénéfice d'une croissance annuelle de près de 20% et son Chiffre d'Affaires actuel s'élève à 55 millions d'euros.
En tant qu'Office Manager, vous jouez un rôle clé dans l'organisation quotidienne de l'entreprise. Vous assurez le bon fonctionnement des sites, coordonnez les prestataires, encadrez les équipes d'accueil, et participez à la fluidité des opérations internes. Ce poste nécessite de l'autonomie, une grande rigueur et un sens pratique prononcé, tout en combinant autorité naturelle et communication bienveillante. C'est un poste à fort impact, où l'on attend une vraie autonomie et une capacité à prendre les rênes.
MISSIONS :
- Gestion des accès et déplacements :
Assurer la disponibilité et la gestion des badges d'accès pour les collaborateurs de Nibelis.
Suivre et contrôler les déplacements professionnels (train, avion) des salariés : vérification des demandes de déplacement et analyse des coûts associés.
- Services généraux - Locaux et prestataires :
Suivi des prestataires externes : entreprises de nettoyage, restauration, maintenance, etc.
Gestion des commandes de fournitures : matériel de bureau, consommables, imprimantes
Suivi de la conformité réglementaire de nos sites (électricité, déclarations obligatoires).
Gestion administrative des sous-locations : avenants, baux commerciaux, petits travaux…
- Services généraux - Matériel :
Mise en place et tenue d'un inventaire précis du matériel informatique, en lien avec le service IT.
- Gestion administrative :
Classement, traitement des courriers, émission de contrats, factures, lettres de résiliation, etc.
- Notes de frais :
Suivi des notes de frais
- Formation en gestion, administration ou équivalent.
- Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement multisites.
- Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Outlook) - la maîtrise d'un ERP est un plus.
- Compétences managériales : vous avez déjà encadré une petite équipe ou êtes à l'aise dans un rôle de supervision.
- Capacité à piloter plusieurs sujets en parallèle avec méthode et efficacité. • Autorité naturelle, fiabilité, et sens du service : vous savez faire respecter les process tout en maintenant un climat collaboratif.
- Déplacement en train à prévoir sur nos agences en région
Ce que nous offrons
- Des équipes expertes et un management participatif qui vous accompagne quotidiennement dans votre montée en compétences
- Un environnement de travail convivial (rooftop, salle de gym)
- Une politique de développement de carrière : plan de formation et mobilité interne
- Des solutions informatiques d'avenir performantes et évolutives
- RTT, CSE, CE, prime vacances
- 2 jours de télétravail par semaine
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