Assistant(e) administratif (h/f)

FONCTIONS
- Secrétariat administratif :
- Assure l'accueil physique et téléphonique du siège
- Assure la gestion du courrier
- Assure le secrétariat et l'assistance du Directeur départemental
- Est l'interface entre la Direction du Siège et les secrétariats des sites dépendant du Siège.

- Secrétariat des Ressources Humaines :
- Assiste la Responsable RH-Paie dans la gestion administrative de la fonction RH de l'Association
- Organise et assure le suivi et la complétude des dossiers individuels des personnels du siège
- Met à jour le RUP en fonction des modifications des données relatives aux salarié.e.s
- Assure des tâches RH d'ordre administratif (déclaration des arrêts de travail, DPAE, suivi des convocations à la médecine du travail ; transmission des données de base à la Mutuelle d'entreprise ; commande de chèques déjeuners ; suivi administratif des dossiers de formation.)
- Transmet les bulletins de salaire aux salarié.e.s de l'association
- Participe à l'organisation de réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers.).

- Secrétariat statutaire :
- Rassemble l'ensemble des pièces constituant le suivi statutaire de l'Association (convocations et compte rendus de réunions ; attestations de déclarations.)
- Procède aux déclarations officielles nécessaires à la vie de l'Association (Préfecture, SDJES, Fédération nationale.)
- Gère l'ensemble de la procédure des adhésions individuelles et collectives
- Assiste le Conseil d'Administration été le Directeur Départemental dans la préparation des bilans d'activité (mise en page, relecture...).

- Support au pôle financier :
- Assure le suivi administratif des factures, devis et dépenses.
- Participe à la gestion des factures, devis, bons de commande et autres documents de gestion.
- Suit les relations avec la CAF
- Met à jour les outils de suivi et les indicateurs CAF

- Gestion logistique et communication :
- Assure la gestion des prestataires et des différents parcs (photocopieurs, matériels et réseaux informatiques, parc automobile, téléphonie mobile.)
- Gère la relation avec le prestataire assurances (relation avec l'assureur ; déclarations d'accidents ; suivi des dossiers.)
- Assure le suivi des prestataires liés aux travaux et entretien du bâtiment du siège (petits travaux d'entretien ; ménage.)
- Assure la gestion des fournitures de l'ensemble des salariés du siège (commandes, suivi, etc.)
- Assure le bon fonctionnement général du site du Siège

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCES
- Bonnes connaissances du milieu associatif
- Maîtrise parfaite du pack office et plus globalement des outils de bureautique
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, Sharepoint, planning partagé.)
- Connaissance du logiciel de paie MySILAE et du fonctionnement d'un logiciel de comptabilité sont un plus

SOFT SKILL
- Sens de l'organisation et rigueur impératives
- Grande discrétion
- Autonomie
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'adaptation
- Sens des priorités, réactivité
- Esprit d'initiative
- Aisance relationnelle

INFORMATION sur le POSTE
- Travail du lundi au vendredi
- Déplacements occasionnels avec le véhicule de service
- Rémunération mensuelle brut de base 2184.99 € (groupe D - coef 305 de la grille conventionnelle ECLAT)

AVANTAGES
- Mutuelle prise en charge à 100 % par l'employeur (sur les garanties de base)
- Tickets restaurant sur demande (prise en charge employeur à hauteur de 57 %)
- Prise en charge possible de l'abonnement de transports en commun, mobilité verte, à hauteur de 85 %.
- CSE - chèques vacances, carte cadeau de fin d'année..