Bénévolat - j'apporte mon aide pour le secrétariat d'une équipe de bénévoles

Présentation de la mission

Mon rôle :

* Je veille à la bonne transmission des informations
* J'ai un rôle important
* J'assure la mémoire de l'équipe (archivage : boîte mail et stockage des dossiers en ligne)

Mes missions :

J'intègre le Conseil d'Equipe : le groupe de bénévoles qui coordonne les actions et missions de l'équipe.

Je prépare avec d'autres bénévoles les ordres du jour des réunions d'équipe et les diffuse à l'ensemble de l'équipe.

Je prépare et assure la production et la diffusion des comptes-rendus des réunions d'équipe.

J'apprends à utiliser Kiosque (base de données de gestion des bénévoles et des personnes accompagnées) et à garder à jour.

Je gère la boîte mail de l'équipe (Outlook) :

* assurer la correspondance officielle
* réception des mails et diffusion aux personnes concernées
* classement des dossiers

Je gère le calendrier de l'équipe (Outlook).

Je gère les communications téléphoniques (smartphone) de l'équipe en binôme avec la responsable d'équipe bénévole.



Sautez le pas

Assurer le secrétariat pour l'équipe des Petits Frères des Pauvres Sud Seine-et-Marne, c'est participer de manière essentielle au bon déroulement des actions menées auprès des personnes âgées isolées et en précarité. C'est également permettre aux bénévoles de se coordonner de manière efficace et confortable pour déployer toute la force du travail en équipe.



Précisions

Quelques points importants à savoir :

* Vous ne serez pas seul·e sur cette fonction
* Vous agirez au nom de l'Association

Temps à consacrer :

* 10 heures par semaine maximum
* 1 réunion des bénévoles toutes les 6 semaines (préparation de l'ordre du jour en équipe et diffusion du compte-rendu)
* 1 réunion annuelle rassemblant bénévoles et personnes accompagnées (préparation de l'ordre du jour en équipe et diffusion du compte-rendu)
* Présence régulière

Lieux d'activité :

Maison du bien vieillir à Fontainebleau, ou depuis votre domicile : vous pouvez réaliser votre bénévolat depuis chez vous pour traiter les mails et les comptes-rendus et vous vous déplacez pour assister aux réunions de l'équipe.