L'assistant.e des services Adoption est placé.e hiérarchiquement sous la responsabilité RH de la directrice des services adoptions et opérationnellement sous la responsabilité des cheffes de service. Un encadrement intermédiaire au sein du pôle des assistant.e.s est également possible. Les assistant.e.s sont regroupé.e.s au sein d'un pôle des assistant.e.s.
Cette organisation interne sera effective à compter du 1er octobre 2024.
Il/elle est principalement chargé.e de tâches administratives visant à permettre la mise en œuvre concrètes des missions du pôle information et conseil, du pôle santé et du service international.
Activités du poste :
- Edition, envoi de courriers et impression de documents ;
- Saisie informatique sur la base de données ;
- Préparation, vérification administrative des pièces et envoi des dossiers complets à destination de l'étranger ;
- Classement et archivage de dossiers non finalisés ;
- Suivi des échéances d'envoi des rapports de suivi post-adoption et relances des adoptants et des départements ;
- Pré-décroché : prise en charge des appels téléphoniques reçus sur la plateforme « Adoption » et traitement d'appels téléphoniques à destination des familles adoptantes et des correspondants départementaux ;
- Déplacements divers : apostilles à la Cour d'appel de Paris, MAI, DGCS, archives nationales... ;
- Gestion administrative et logistique liée aux réunions de préparation/d'information et séminaires de travail organisés par l'AFA : réservation et préparation des salles, gestion des demandes d'inscription, envoi des publipostages (par exemple, des questionnaires de satisfaction ou des attestations de présence), réalisation de statistiques.
- Gestion des FeDex et valises diplomatiques.
- Gestion de la boîte mail afa.inscriptions et d'éventuelles boîtes structurelles.
Des missions plus spécifiques pourront également être sollicitées et seront réparties entre les différent.e.s assistant.e.s (soutien administratif à la directrice des services Adoption, gestion de l'activité administration des enfants à besoins spécifiques, gestion du suivi post-adoption concernant certains pays uniquement.).
Savoir-faire :
Assistanat et qualités rédactionnelles
Environnement bureautique
Gestion de l'outil informatique
Des notions en matière de protection de l'enfance seraient un plus
Appétences pour l'international
Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères serait un plus
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Rigueur et discrétion
Capacité d'écoute
Travail en équipe
Statut : CDD de 3 ans selon statut (contractuel / contrat en détachement)
Poste à pourvoir dès que possible
Salaire annuel à temps complet selon expérience + primes + chèques repas + participation mutuelle
+ CNAS (Organisme national d'action sociale)
Télétravail possible
Experience: 2 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
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