[52568] CHU DE MONTPELLIER
DÉFINITION DU POSTE
Poste à 80 % - fonctionnement en binôme Au sein du pôle Neurosciences Tête et Cou (NSTC), planifier, organiser et piloter les activités de secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels, coordonner les moyens (ressources humaines et matériels) en étant garant de l'efficacité et de la qualité du service rendu.
SPÉCIFICITÉS DE LA FONCTION
Encadrement d'équipes de secrétaires médicales et d'adjoints administratifs de secteurs et de spécialités médicales et/ou médicotechniques différentes, personnels titulaire, stagiaire ou contractuel.
Description du profil recherché:
SAVOIR-FAIRE SOUHAITÉ
-Savoir évaluer, manager les équipes : animer, mobiliser, accompagner les agents vers l'évaluation des pratiques professionnelles, anticiper et gérer les difficultés de communication, dans une dynamique constructive (écoute, diplomatie, équité.).
-Etablir des plannings et des méthodes d'organisation au regard des variations de l'activité et des priorités.
-Participer à la conception des projets de service et d'équipe et à leur mise en place ; fixer clairement les objectifs et évaluer les résultats individuels et/ou collectifs ; mettre en place des actions amélioratives et/ou correctives.
-Décider et /ou influencer des stratégies de management et de changement.
-Savoir négocier : communiquer, écouter, discuter, et agir afin de parvenir à la meilleure alternative pour un accord négocié ; savoir arbitrer.
-Analyser, élaborer et mettre en oeuvre des procédures et protocoles en application des textes réglementaires et des recommandations (normes qualité) ; s'assurer de leur suivi.
-Identifier et analyser les problématiques humaines, logistiques et techniques.
CONNAISSANCES ASSOCIÉES
-Communication / relations interpersonnelles
-Droit de la santé dans son domaine d'activité
-Évaluation de la charge de travail
-Gestion administrative
-Logiciels dédiés au traitement de l'information médicale
-Management
-Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
-Risques et vigilances
-Stratégie et organisation / conduite du changement
SAVOIR-ETRE
-Porter et transmettre les valeurs de l'institution au sein de l'équipe.
-S'adapter à des situations variées, aux personnes et à la pluridisciplinarité, en restant maître de soi. Savoir rester équitable et objectif en toutes situations, y compris de conflit.
-Être attentif aux autres, favoriser l'échange, veiller à la cohésion de l'équipe, établir une relation de confiance.
-Être diplomate et pédagogue pour transmettre son savoir faire à l'équipe.
-Etre force de proposition en respectant les règles déontologiques.
-Avoir une bonne présentation personnelle en donnant une image professionnelle adaptée.
-Adapter son esprit d'initiative vers une efficacité optimale en utilisant les ressources personnelles de créativité, réactivité, autonomie.
-Etre synthétique : tenir compte de l'information pour parvenir à une solution adaptée.
-Savoir communiquer et transmettre, dans le respect des différences, les valeurs éthiques, stratégiques et institutionnelles afin de fédérer les équipes.
-Savoir mettre en place un réseau d'échanges.
PRÉ-REQUIS POUR EXERCER LE MÉTIER
-Grade d'assistant médico-administratif avec expérience en secrétariat médical confirmée.
-Connaissances du fonctionnement de l'institution.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour
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