Publiée le 14 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots L’assistant(e) de Direction apporte une aide permanente à la Direction Générale des Services, dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique. Il/Elle assiste la Direction Générale des Services en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Aussi, il/elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences • Assurer l’accueil physique et téléphonique et le suivi des courriels • Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information du service : - Rédiger et suivre le courrier - Suivre le circuit des parapheurs - Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes • Suivre et traiter les affaires de la collectivité : - Participer au suivi et à l’organisation des instances municipales - Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus - Suivre les décisions relatives à la politique municipale - Tenir les registres des actes administratifs (décisions, délibérations, arrêtés municipaux) - Participer à l’organisation des événements protocolaires • Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique • Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements, l’organisation des réunions du service et les représentations des élus. • Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service Profil recherché Savoir-faire • Archiver • Diffuser une information, une publication • Mettre en forme un document • Organiser une réunion • Prioriser Savoir-être • Sens des relations humaines • Faire preuve de discrétion • Sens de l'organisation • Réactivité Connaissances • Applications informatiques métier • Classement, archivage • Environnement administratif, institutionnel et politique • Techniques de secrétariat • Bureautique et outils collaboratifs
