Alternance assistant.e de direction h/f

ALTERNANCE ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F

Quel sera votre rôle ?
Le.la candidat.e devra assurer les tâches suivantes sous la supervision de son tuteur et du directeur du département:

- Gestion de l’agenda du directeur (organisation des réunions et rendez-vous, modifications, réservation des salles…).
- Planification et organisation de diverses réunions : réservation des salles de réunion, équipements audiovisuels et pauses café.
- Mise en forme et envoi de courriers divers.
- Organisation des missions: rédaction des ordres de mission, réservation des billets d’avion/train, demande de visas.
- Relais de l’information entre les managers et l’équipe.
- Conception, mise en place et animation de la mise à jour d’une documentation informatique et papier (organigramme, trombinoscope, lettres de mission, procédures internes, livret d’accueil, tableau de présence).
- Prise de notes lors des réunions et diffusion des comptes rendus.
- Accueil des nouveaux collaborateurs : Demande de badge; installation du poste de travail; demande de mobilier; mise à jour des fichiers.
- Gestion des bureaux et des déménagements.
- Gestion des bons de commande avec les services supports, prestataires, fournisseurs et interlocuteurs externes.
- Commande des fournitures.
- Gestion des sollicitations téléphoniques.

Qui recherchons nous ?

Il est attendu du.de la candidat.e les compétences suivantes:

- un très bon sens de l'organisation et une grande rigueur (savoir prioriser les tâches et gérer plusieurs activités en parallèle, assurer une bonne gestion de son temps, etc.)

- une bonne capacité à gérer des agendas avec proactivité (anticiper les priorités, éviter les conflits de planning)

- une bonne aptitude rédactionnelle et pour la prise de note

- une maitrise des logiciels du pack Office (Word, Excel, Powerpoint)

- un bon sens de l'écoute et de la communication écrite et orale

- avoir de bonnes capacités relationnelles et l'esprit d'équipe pour assurer un dialogue fluide au sein de l'équipe, avec les autres département de l'AFD et avec les partenaires externes

- Savoir faire preuve d'autonomie, de prise d'initiative et proposer des solutions

- un niveau courant d'anglais (équivalent B2) serait un plus

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Le département Diagnostics économiques et politiques publiques (ECO) a pour mission de produire des diagnostics et des analyses pluridisciplinaires des dynamiques macro-économiques, socio-politiques, environnementales et démographiques des géographies d’intervention de l’AFD, et ce à différentes échelles : internationales, régionales, nationales et locales. Le département est constitué d’une équipe pluridisciplinaire et utilise les méthodes et instruments de différentes disciplines (économie, démographie, sociologie, urbanisme, climatologie, etc.).

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.