Talents Unis, expert du recrutement d’assistant(e)s de direction, d’office managers, chefs de cabinet, et de profils RH, recrute pour l’un de ses clients, groupe international dans le secteur de la santé, réunissant plusieurs milliers de collaborateurs, un(e) Executive Assistant bilingue.
Poste en CDI basé à Paris. Rémunération +/- 65 - 75 K€ selon expérience.
Votre rôle sera d’accompagner ce CEO, véritable globetrotteur, personnalité brillante et passionnée, curieuse et particulièrement dynamique, qui évolue dans un environnement international exigeant, et partage son temps entre l’Europe et les États-Unis. Il avance à un rythme rapide, avec une vision claire, tout en restant accessible et direct dans ses échanges.
Siégeant aux instances de gouvernance du groupe et ayant plusieurs mandats stratégiques, il souhaite s’appuyer sur l’assistant(e) qui sera capable de structurer, anticiper et fluidifier un quotidien particulièrement intense, en s’inscrivant dans une relation de confiance durable.
Ainsi, vous prendrez en charge la gestion d’un agenda dense et complexe, organisé plusieurs mois à l’avance mais nécessitant des ajustements constants en fonction de ses engagements et des différentes instances auxquelles il participe. Véritable chef d’orchestre de son organisation, vous veillerez à optimiser chacun de ses déplacements internationaux et saurez, lorsque cela est pertinent, organiser des rendez-vous complémentaires, afin de tirer pleinement parti de sa présence sur place.
Vous coordonnerez l’ensemble de ses déplacements professionnels et personnels à l’international, en veillant à chaque détail : transports, hébergements, visas et passeports, renouvellements administratifs, organisation des réunions et gestion des contraintes liées aux fuseaux horaires.
Les rendez-vous pouvant se tenir dans différents pays, parfois dans des lieux inhabituels, vous saurez identifier les environnements adaptés, sécuriser les aspects logistiques et vous appuyer sur les équipes locales lorsque cela est nécessaire. Vous prendrez également en charge le suivi de ses notes de frais professionnelles et personnelles, ainsi que certains sujets administratifs liés aux différentes structures dans lesquelles il intervient.
Interface privilégiée de votre dirigeant, vous développerez des relations étroites avec les assistantes du groupe ainsi que celles de ses interlocuteurs externes, afin de fluidifier les échanges et garantir une organisation irréprochable.
Ce poste implique une collaboration étroite avec un dirigeant particulièrement mobile et nécessite de savoir piloter et coordonner efficacement son organisation à distance, en anticipant en permanence les besoins et les imprévus.
Pour cette fonction, vous possédez une expérience solide d’Executive Assistant : vous avez accompagné des dirigeants de haut niveau, idéalement au sein de groupes internationaux à organisation matricielle. Votre sens de l’anticipation, votre fiabilité et votre capacité à évoluer dans des environnements exigeants seront essentiels pour réussir dans ce poste. Doté(e) d’un très bon sens du service et d’un esprit d’équipe, vous saurez instaurer une relation de confiance solide avec votre dirigeant, tout en entretenant des interactions chaleureuses avec l’ensemble de vos interlocuteurs.
Une maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, est indispensable.
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