Rattaché.e à la Responsable Administrative et Financière, vous assurez l’organisation optimale des moyens et des services mis à disposition dans l’entreprise. Vous veillez également à la qualité de l’image de l’entreprise transmise aux tiers.
Vous avez pour missions principales :
- Assurer la logistique organisationnelle :
o Accueil téléphonique et physique (visiteurs,
prestataires, livreurs,…) ;
o Gestion de la flotte automobile (disponibilité,
entretien des véhicules, etc….) ;
o Gestion du courrier postal (réception, envoi)
o Gestion des réservations pour les déplacements
du personnel de l’entreprise.
- Aider à l’intendance des locaux (maintenance, utilisation des espaces, entretien, sécurité, fonctionnalité) :
o Centraliser les demandes de maintenance et de
réparation ;
o Solliciter les intervenants externes ;
o Superviser l’exécution des prestations.
- Gérer les fournitures (papeterie, produits d’hygiène, etc.), s’assurer d’un stock minimal, faire les approvisionnements, veiller au rangement et à la mise à disposition des fournitures stockées.
- Réceptionner les livraisons, informer leur destinataire,
- Enregistrer les demandes d’enlèvement émises par le personnel de l’entreprise, organiser les transports selon les indications transmises.
- Préparer les salles de réunion ou de réception selon le planning établi.
- Réaliser les opérations de reproduction de documents en fonction des demandes.
- Organiser les commandes de restauration selon les demandes transmises.
- Archiver l’ensemble des documents et échanges selon les règles établies dans l’entreprise.
- Appliquer les processus administratifs de l’entreprise et contribuer à leur développement :
o Mettre en oeuvre la méthodologie définie dans les processus ;
o Proposer des améliorations de la méthodologie.
De formation Bac +2 en gestion administrative ou organisation d’entreprise, vous disposez d’une expérience solide d’au moins 5 ans sur des missions similaires.
Vous avez des connaissances en gestion de locaux (organisation de prestations, suivi des intervenants), en logistique (stocks, livraisons, réservations de véhicules et déplacements) et en organisation administrative.
Vous maîtrisez les outils informatiques indispensables au poste. Polyvalent.e et capable de coordonner plusieurs tâches simultanément, vous faites preuve de rigueur, d’organisation et de sens du service.
Si vous souhaitez partager les valeurs humaines et contribuer à notre réussite en comptant sur une équipe soudée, adressez-nous votre candidature !
Nous valorisons la diversité et la mixité des personnes que nous embauchons car nous sommes convaincus que permettre aux différences individuelles d’être reconnues, respectées et appréciées permet à chacun de développer son potentiel et d’affirmer ses talents.
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