Gestionnaire formation

MISSION

Réaliser les opérations administratives de gestion de la formation des agents de la FPH. Gérer les stages des élèves extérieurs. Participer à la gestion prévisionnelle des métiers et compétence.

ACTIVITES

- Gérer et traiter les demandes de formation en regard du plan de formation

- Saisir et mettre à jour les données administratives individuelles dans le logiciel de gestion de la formation GESFORM

- Participer à l’élaboration du plan de formation : du recueil des besoins jusqu’à sa mise en forme définitive

- Participer à l’élaboration et au suivi du programme de promotion professionnelle

- Procéder à l’organisation matérielle et au suivi des actions

- Evaluer les formations réalisées et réaliser un bilan pédagogique

- Procéder aux opérations de dépenses

- Suivre l’exécution budgétaire du plan de formation continue et de promotion professionnelle dans le cadre du budget alloué

- Recueillir, agréger les données pour alimenter les bilans et rapport annuels sur la formation, le rapport social unique …

- Gérer et traiter les demandes de stage d’élèves extérieurs en regard des possibilités d’accueil, établir les conventions

- Informer, conseiller les agents et l’encadrement sur leurs droits et les dispositifs existants

- Assurer la gestion de la formation sécurité incendie du personnel

- Elaborer et assurer le suivi de tableaux de bord, d’outils de chiffrage et de statistiques

- Réaliser des études comparatives et prospectives

- Assurer la veille réglementaire relative à son domaine d’activité

- Assurer le contrôle de cohérence et de validité des informations traitées

- Rédiger et traiter (enregistrer, trier, traiter, diffuser, archiver) les courriers relatifs au domaine d’activité

- Classer les pièces administratives dans les dossiers des agents

- Participer au classement et à l’archivage sécurisés des dossiers administratifs

- Contrôler l’application des procédures, instructions en vigueur

- Participer à l’élaboration de procédures ou instructions administratives

- Assurer le paramétrage des outils et logiciels des applications informatiques

- Participer à des activités ponctuelles ou/ transversales en fonction de l’actualité GRH


RELATIONS PROFESSIONNELLES

- Gestionnaires administratifs et cadres de la DRH pour les échanges d’informations

- Cadres de l’établissement pour la gestion des demandes de formation relevant de leur service

- Personnel de l’établissement pour le traitement de leur demande formation

- Services financiers pour le mandatement

- Trésorerie publique pour transmission des documents et justifications

- ANFH : pour la gestion du plan de formation, aide technique, actions nationales et régionales et prestations informatique du logiciel GESFORM

- Organismes divers : organismes de formation, établissements éducatifs


COMPETENCES – PROFIL

- Connaître le statut général de la fonction publique hospitalière et les statuts particuliers

- Connaître le cadre réglementaire de la formation

- Disposer de connaissances en gestion comptable et budgétaire

- Connaître l’organisation et le fonctionnement interne de l’établissement

- Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques word, excel, du logiciel de gestion administrative AGIRH et du logiciel de la formation GESFORM

- Evaluer la pertinence, la véracité des données ou informations

- Calculer des valeurs relatives aux activités de son domaine

- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son poste de travail, tableaux de bord, tableaux de suivi

- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine

- Evaluer la pertinence, la véracité des données et ou informations traitées

- Identifier et analyser les évolutions réglementaires et ou techniques et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine

- Assurer le paramétrage des outils et logiciels de gestion dans son domaine d’activité

- Expliquer aux agents les données et caractéristiques de leur situation administrative

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Alerter l’encadrement sur les situations particulières des agents ou sur des dysfonctionnements techniques ou administratifs

- Conseiller et orienter les choix d’une personne ou d’un groupe, relatif à son domaine

- Utiliser, concevoir, formaliser et adapter des instructions

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents, comptes-rendus

- Organiser, classer des données, des informations, des documents de diverses nature

- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son poste de travail

- Etablir, évaluer, optimiser un budget relatif à son domaine de compétence

- Faire preuve de capacités d’adaptation, de communication, de sens relationnel et de travail en équipe