FICHE DE POSTE Référence informatique n° : POLTAL_SECR_001 Diplôme ou niveau requis Niveau bac2 type BTS minimum Positionnement dans l'organigramme Autorités hiérarchiques Le gestionnaire est placé sous l'autorité du responsable du Département Equipements Achats (DEA).et du directeur du pôle Travaux Achats Logistique (PTAL). N1 : Attaché d'administration hospitalière - DEA N2 : Directeur adjoint Chef du PTAL Liaisons fonctionnelles Ensemble des départements du Pôle Travaux Achats - Logistique Ensemble des Directions fonctionnelles et leur secrétariat Ensemble des cadres et responsables médicaux de service ou d'unité Présentation de l'unité Mission du service Le Département Equipements Achats (DEA) coordonne l'ensemble des achats effectués au sein de l'établissement, conformément à la politique d'achat définie par le Groupement Hospitalier de Territoires. Le Département Equipements Achats assure : le pilotage des Plans d'Equipements non médicaux; le suivi du Patrimoine le suivi administratif et financier des dépenses liés aux achats de l'établissement (en exploitation, comme en investissement, à l'exception du suivi financier de la pharmacie et du laboratoire) ; la réalisation des achats de l'établissement (hors produits magasin, pharmacie, laboratoire) : de la formalisation du cadre administratif de l'achat (marché, contrat, centrale d'achat) à la liquidation de factures et/ou la gestion des litiges en passant par l'engagement de la ou des commande(s) (et son report éventuel) ; la formalisation du cadre juridique de l'achat pour les achats de produits l'accompagnement méthodologique et juridique des secteurs d'achat non rattachés au pôle Travaux Achats Logistique, dans le processus achat Localisation Sur le site du Centre Hospitalier Les équipes du département Equipements Achats sont localisées au bâtiment 12, 1er étage / sans accès par ascenseur ou monte-charge. Constitution de l'équipe 8 personnes sur deux secteurs (marchés et budget) Conditions d'exercices et particularités du poste Travail en journée à temps plein Contraintes physiques : position assise continue, travail sur écran Relations professionnelles extra-hospitalières Groupement Hospitalier de Territoire Collectivités Cabinet notarial et syndicats de copropriétés Missions - Accueil des personnes - Organisation de réunions, événements, commissions - Prise de rendez-vous / gestion des agendas - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques - Reproduction de documents ou dossiers, diffusion - Rédaction de note d'information, courriers - Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) - Suivi temps de travail des ingénieurs dans outil de gestion du temps de travail - Prise de notes, frappe et mise en forme de documents - Gestion (déclaration et suivi) des sinistres auprès des assurances : dommage aux biens, responsabilité civile, assurance automobile - Suivi des recours devant les juridictions administratives - Participation à la gestion du patrimoine (relations syndicats de copropriétés et notaire) - Gestion des conventions - Distribution et suivi des jetons de stationnement et gestion des contraventions - Suivi et recensement des abonnements à des revues ou presse - Gestion des stocks de matériels de bureau - Vente de matériels du domaine public Technologies utilisées Outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Hexagone Informations complémentaires Grade : Adjoint Administratif Qualités recherchées Rigueur, Autonomie, Ponctualité, Ecoute et vigilance Savoir-faire : - Accueillir, accompagner et orienter les personnes - Définir un plan de classement et d'archivage - Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous - Organiser et classer des données, des informations - Rédiger et mettre en forme des notes, documents - S'exprimer de façon claire auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en réseau - Utiliser les outils bureautiques Connaissances Description Niveau de connaissance Accueil téléphonique Connaissances générales Bureautique Connaissances opérationnelles Classement Connaissances générales Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales Secrétariat Connaissances opérationnelles Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles Mme Marie-Elise LALEURE Département des Equipements et des Achats Centre Hospitalier de VICHY Tel : 04.70.97.33.43
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