CDD RENOUVELABLE
IDENTIFICATION DU POSTE
Fonction:Adjoint administratif en institut de formation
Grade:Adjoint administratif
Statut:Titulaire Fonction Publique Hospitalière
Pôle d'activité:Instituts de formation du GCSPA-Site d'Aix-en-Provence
Temps de travail:100%
35H/semaine
MISSIONS
L'agent traite et organise l'ensemble des informations administratives ainsi que les relations internes et externes des instituts du GCSPA en collaboration étroite avec les autres secrétaires
Missions permanentes
Dans le cadre institutionnel,le/la secrétaire concourt à :
Assurer le fonctionnement du secrétariat en collaboration avec les équipes administratives et pédagogiques des instituts de formation du GCSPA
Gérer l'accueil physique et téléphonique:accueillir,informer,orienter les publics
Assurer la gestion administrative des dossiers des apprenants
Assurer la saisie et la diffusion des différents documents liés à l'activité de l'institut
Gérer le processus de prise en charge des dossiers apprenants:création,transmission de l'information,organisation,classement des dossiers et épuration pour préparer l'archivage
Participer à l'organisation des stages cliniques en liaison directe avec le(s) formateur(s) de l'institut
Gérer les dossiers d'évaluation continue des apprenants
Gérer la facturation des intervenants extérieurs
Participer activement au développement de la démarche qualité au sein de l'IFCS
Missions spécifiques
Gérer les plateformes numériques et le site internet du GCSPA
Participer à l'organisation des instances:préparation des documents,invitations et rédaction des procès-verbaux
Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activité des instituts de formation
Renseigner les différentes enquêtes
Missions ponctuelles
Assurer la gestion des stocks,des commandes de fournitures et consommables et suivi des livraisons
Assurer le suivi de la maintenance d'une partie de l'équipement des instituts de formation
Préparer les locaux prévus pour les concours,évaluations et soutenances du mémoire
Participer à la surveillance des épreuves de concours
EXIGENCES DU POSTE
Compétences
Bureautique et informatique:maitrise des logiciels bureautiques
Communication écrite et orale:écoute active,savoir adapter son message à son interlocuteur,clarté et concision des propos,réactivité,rendre compte à ses supérieurs et collaborer avec les équipes du GCSPA
Organisation et planification:sens de l'organisation,planification de ses activités,gestion des priorités et des aléas
Qualités professionnelles
Raisonnement:capacité d'analyse et de synthèse
Autonomie:sens de l'anticipation,de l'initiative
Maîtrise de soi:capacité à travailler dans l'urgence et en équipe
Rigueur:organisation et méthode
Dynamisme
Respect des règles de confidentialité des informations traitées
Sens du relationnel
AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
Liaisons hiérarchiques
Administrateur du GCSPA
Directeur/trice des instituts de formation du GCSPA
Coordonnateur/trice pédagogique
Cadre de Santé Formateur/trice
Liaisons fonctionnelles
Adjoint administratif-Secrétaires des instituts du GCSPA
Agents administratifs du GCSPA
Cadres de santé formateurs des instituts du GCSPA
Agents d'entretien
Agents du service numérique du CH Montperrin
Société de maintenance des logiciels des instituts
Tous les acteurs concourants à la formation des apprenant
Personnel des différents services des établissements partenaires
Documentaliste
Tutelles:Agence Régionale de Santé,Direction régionale de l'économie,de l'emploi,du travail et des solidarités,Conseil Régional,Ministère de la santé
Université (AMU)
ENSOSP
Pour tous renseignements,s'adresser à Mme Latouche Sylvie,directrice des instituts de formation, sylvie.latouche@gcspa.fr ou au 0761681329
Les candidatures sont à envoyer à Mme Latouche Sylvie, sylvie.latouche@gcspa.fr avant le 10/09/2025
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