Secrétaire administrative et pédagogique iut de toulouse

Secrétaire Administrative et Pédagogique IUT DE TOULOUSE

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1. Fonction publique : Fonction publique de l'État
2. Employeur : Université de Toulouse
IUT DE TOULOSUE
3. Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
4. Nature du contrat

CDD d'1 an

* Expérience souhaitée Confirmé
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
* Catégorie Catégorie C (employé)
* Management Non renseigné
* Télétravail possible Non renseigné

Mission(s) du poste :
Le /la secrétaire pédagogique et administrative du département assure, auprès des personnels du département d’enseignement et des étudiants, la mise en œuvre et le suivi de la gestion administrative des activités.
Il/elle a la responsabilité de la bonne marche globale de cette gestion et accompagne les équipes du département dans la préparation des dossiers et des activités.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec les services de l’IUT dans le respect des procédures et calendriers mis en place.

1- ASSURER LE SUPPORT PEDAGOGIQUE DU DEPARTEMENT
• Suivi des étudiants sur le logiciel métier (inscriptions, préparation des jurys avec gestion des notes …)
• Relais de l'information scolarité à l’équipe enseignante, au CROUS, à l’Administration du Site (santé, social, sport...)
• Information, réservation et modifications de l'emploi du temps sur le logiciel métier
• Suivi de la situation des étudiants et relais d’information avec les enseignants et services concernés : absences (sur le logiciel métier), retards, avertissements, vérification des dossiers, cartes étudiantes, soutien administratif des démarches (bourses, sécurité sociale, etc.), déclarations des accidents de travail…
• Suivi administratif des étudiants en formation continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en tiers temps, étrangers.
• Suivi des candidatures au BUT (PARCOURSUP), et aux Licences Professionnelles (e-candidat)
• Suivi administratif des stages : conventions, dossiers RI, gestion physique des rapports.
• Mise à jour des informations du panneau d’affichage étudiant : emplois du temps, soutenances, jurys.
• Classement et communication des copies de contrôle aux étudiants.


Profil recherché

Connaissances :
Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur

Savoir faire technique :
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques classiques (word, excel, messagerie, internet…)
Aptitude à maîtriser rapidement les applications informatiques (logiciels métiers).

Savoirs comportementaux :
Savoir travailler en équipe
Capacité à gérer le stress
Rigueur
Sens de la confidentialité
Sens de l’organisation


Niveau d'études minimum requis

* Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP


Qui sommes-nous?

Composante de l’université Paul Sabatier – Toulouse III, l’IUT Paul Sabatier comprend 17 départements d’enseignement sur trois sites (Toulouse, Auch et Castres), 5 500 étudiants, 600 personnels enseignants, enseignants-chercheurs, administratifs et techniques et 850 vacataires.
Le Site d’Auch est constitué de 3 départements de formation (Génie Biologique, Gestion des Entreprises et des Administrations et Hygiène Sécurité Environnement).
Il possède un centre de documentation intégré dans une structure fédérative qui associe l’IUTet l’ESPE. Il héberge également deux structures de recherche (antenne du CESBIO - UMR, et le LBAE - Equipe d’Accueil).
L’antenne d’Auch est dirigée par un directeur adjoint de l’IUT et administrée par une responsable administrative de site. Le département Génie Biologique est composé de 18 enseignants titulaires, 80 enseignants vacataires et 5 BIATSS. Il est composé de deux parcours BUT Agronomie (environs 120 étudiants) et Sciences de l’ Aliment et Biotechnologie (environ 60 étudiants) ainsi que d’une licence professionnelle Génie Géomatique pour l’Aménagement du Territoire (environ 30 étudiants).
La personne recrutée sera placée sous la responsabilité hiérarchique du Chef du département de Génie Biologique sur le site de l’IUT d’Auch.


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