La Direction de la Biodiversité et nature en ville est composée de 9 services : le service Aménagement et Paysages, Gestion Publique et Citoyenne de la nature en ville, Gestion Spécialisée, Innovation et Transition écologique, Lyon Nature, Ressources, Support Technique, ainsi que les Jardins Botanique et Zoologique. Elle dispose d'un effectif de près de 400 agents pratiquant au total plus d'une trentaine de métiers. Elle assure le réaménagement ou la création de nouveaux espaces paysagers et publics, et la gestion de 430 hectares de patrimoine répartis sur les 9 arrondissements de la ville.
Dans le cadre des missions de conduites d'opérations d'aménagement d'espaces de nature en Ville, le service aménagement et paysages (SAP) de la DBNV engage une démarche d'amélioration de son classement et d'archivage des données et documents numériques relatifs aux opérations.
Placé sous la responsabilité du responsable du service ,vous êtes chargé d'accompagner le service dans cette démarche et de pré-archiver et d'archiver des dossiers d'opérations de travaux d'aménagement paysagers. Des échanges réguliers avec les Archives municipales permettront de définir des procédures cohérentes avec les possibilités d'archivage définitif des documents.
Vous participez à la définition de pré-archivage des dossiers des opérations en définissant les documents à conserver obligatoirement en archivage et la procédure de pré- archivage
Classer et archiver les dossiers :
- Dossiers encore actifs (actif= jusqu'au solde de l'opération)
- Réaliser un état des lieux du bilan du classement des dossiers actifs selon l'arborescence informatique du service SAP: audit qualitatif (évaluation de la performance de l'arborescence, entretiens avec les utilisateurs) et quantitatif (bilan chiffré sur la base d'indicateurs).
- Analyse et propositions des points d'amélioration de l'arborescence, des règles de bonne pratique et de mesures pour favoriser l'appropriation par les agents.
Dossiers opérations closes:
-État des lieux des dossiers à archiver
-Dossiers concernés: reprise du classement selon arborescence, élimination des fichiers de travail non utiles a l'archivage et transfert du dossier vers espace tampon.
-Organisation du transfert de l'espace tampon vers les archives municipales: construire la procédure et la mettre en oeuvre.
Missions secondaires :
- Trier et classer la boîte à outils numérique du service,
- Créer un support d'accueil du nouvel arrivant sur le classement et l'archivage des dossiers.
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