Gestionnaire administratif - f/h

Mission

L’Université du Temps Libre est un service commun d’Aix Marseille Université, qui propose des formations de niveau universitaire et non diplômantes. C’est un lieu où se déroule quotidiennement des activités scientifiques, artistiques, sportives et culturelles, des cours magistraux, des stages, des conférences de qualité à l’attention des séniors de notre société ainsi qu’à toute personne en situation de temps libre.

L’UTL accomplit sa mission de lien social et de rayonnement sur deux sites (Aix et Marseille) et accueille chaque année près de 4. adhérents et participants.

Ce poste est rattaché au site d’Aix qui compte 1. inscrits, intervenants (enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et vacataires). Il se situe au sein d’une cellule administrative actuellement composée d’une responsable administrative, et de 3 chargées de gestion administrative.

Installé au Cube, sur le campus Schuman, l’environnement de travail est agréable. L’équipe est réduite et se doit d’être soudée autour d’une même vision des missions. Il est nécessaire d’avoir une motivation commune et une communication fluide pour le bon fonctionnement du service.

Ce poste, au sein d’une petite structure, nécessite une grande polyvalence dans les tâches administratives à réaliser tout au long de l’année.

Les actes administratifs s’effectueront dans le respect des techniques et des règles de procédure.

Ces activités sont mutualisées avec une autre gestionnaire d’un même profil. La capacité de travailler en équipe est donc un prérequis indispensable.

Activités principales :

1. Le/la gestionnaire assurera la gestion administrative et le secrétariat courant

Gérer les tâches au quotidien d’un secrétariat : réception téléphonique, traitement du courrier et des mails.

Participation aux réunions.

Suivi administratif des conventions de partenariats culturels .

Organiser le classement et la conservation des documents de travail.

Interlocutrice auprès des fournisseurs extérieurs et des services de l’Université.

Répondre aux demandes émanant des services centraux.

2. Le /la gestionnaire aura en charge l’accueil

Assurer l’accueil physique, informer et orienter les participants et les intervenants extérieurs dans leurs démarches respectives.

Connaitre l’ensemble des formations proposées et en assurer la promotion.

Accueil et contrôle des entrées des conférences culturelles hebdomadaires et enregistrement des paiements sur le logiciel d’inscription prévu à cet effet.

Accueil et soutien logistique auprès des enseignants.

3. Le/la gestionnaire devra planifier en toute autonomie les emplois du temps des vacataires

Responsabilité du planning annuel des emplois du temps– gestion des salles de cours.

Gérer les modifications de plannings -Suivi des absences et des récupérations des formations sur des tableaux de bord +diffusion de l’information.

Saisie des vœux d’enseignement.

Ces opérations s’effectuent sur des outils de gestion adaptés. Des formations sont prévues.

4. Le/la gestionnaire participera à la mise à jour de la maquette et au bon déroulé des inscriptions

Conception et mise à jour de la maquette d’enseignement chaque année renouvelée.

Organiser les opérations d’inscription des adhérents - de la prise de rdv à l’enregistrement des inscriptions administratives et pédagogiques tout au long de l’année.

Activités ponctuelles :

Savoir assurer le relais en cas d’absence de la gestionnaire polyvalente sur l’établissement d’un bon de commande ou le paiement d’une facture. Renseigner un tableau de bord de synthèse et de suivi des dépenses et en rendre compte.

Être à l’écoute des participants et évaluer leurs attentes afin d’être force de proposition lors de la construction de la programmation culturelle annuelle.

Participer aux réunions et se tenir informer de la règlementation en vigueur sur l’ensemble de son domaine de gestion.

Assurer le soutien logistique auprès des participants et des enseignants pour la mise en place des cours en distanciel si besoin.

La gestionnaire s’occupe de la reprographie, du prêt de matériels et peut également être mobilisée pour des évènements culturels ponctuels, salon, exposition, rencontres littéraires.

Coopérer avec l’UTL site de Marseille.

Positionnement hiérarchique : Agent placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative du site d’Aix en Provence et de la directrice de l’UTL.

Profil

Connaissance, savoir :

Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l’environnement de l’université serait un atout.

Connaitre et respecter les procédures mises en place par AMU.

Savoir-faire :

Maitrise des outils de bureautique et des logiciels de gestion.

Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe.

Bonne connaissance du fonctionnement de l’UTL serait un plus afin de répondre aux demandes des participants et des enseignants.

Savoir être :

Sens de l’accueil et de l’écoute.

Sens de l’organisation.

Rigueur et discrétion.

Collaboration efficace au sein de l’équipe.

Qualité relationnelle avérée.

Adaptation aux différents interlocuteurs.

Autonomie et disponibilité.

Dynamisme, esprit d’initiative et force de proposition.

Les avantages AMU :

•Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

•Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

•Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

•Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

•Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

•Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

•L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

•Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

•Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

•Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents