Secrétaire de scolarité (f/h)

RESPONSABILITÉS :

Auprès de la directrice administrative de la Faculté des Sciences et sciences de l'ingénieur sur le campus de Vannes, le. la secrétaire de scolarité gère administrativement les étudiants de leur inscription jusqu'à l'obtention du diplôme. Pour ce faire, il·elle utilise tout ou partie des logiciels suivants : Apogee, Ade, E-candidature, Unicampus, Pstage, Parcoursup ...
vos activités : assurer l'accueil physique et téléphonique, la réception et le traitement des courriers et courriels; conseiller et orienter les usagers; mettre à jour et préparer tous les documents de rentrée (base de données, courriers, listes...); assurer le suivi des dossiers (candidatures, inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, demandes de transfert, bourses, opérations d'encaissement et de remboursement, édition des cartes d'étudiant, conventions de stage...); mettre en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : structures d'enseignement (création et saisie du schéma de formation, réactualisations éventuelles), modalités de collecte (MCC, liens de correspondance, règles de calcul de notes et de résultats), charges d'enseignement et codes CNU, ...; préparer les sessions d'examens : vérification des calendriers des examens, sujets; saisir et calculer dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, établir le maquettage des relevés de notes et des procès verbaux de jury; rédiger, mettre en forme des documents divers et les diffuser; participer à la bonne information des étudiants. Mettre à jour les descriptifs des UE pour Ametys. Contrôler l'assiduité des étudiants (pour les boursiers, en lien avec le CROUS) et des stagiaires de formation continue en lien avec le Service Formation Continue; Transmettre aux étudiants tous les documents administratifs et pédagogiques en lien avec leur scolarité; assurer le soutien logistique de l'activité d'un service : contrôler les échéances, préparer les jurys, organiser les examens; classer et archiver des documents.
Activités annexes : participation aux évènements de l'UFR : portes ouvertes, etc; renfort possible en cas de besoin sur d'autres postes.

PROFIL RECHERCHÉ :

De formation Bac ou équivalent niveau 4 minimum, vous savez faire preuve de sens de l'organisation, de rigueur, d'anticipation et de réactivité; le travail en équipe et le savoir rendre-compte font partie de vos points forts; vous avez de réelles capacités d'adaptation. Une connaissance de l'enseignement supérieur serait appréciée. Vous êtes reconnu.e pour vos aptitudes relationnelles et votre aisance dans un environnement professionnel pluriel. Vous savez gérer et prioriser vos activités dans un environnement complexe et répondre aux urgences.
Pourquoi nous rejoindre ?
Des valeurs : une université audacieuse, entreprenante et engagée soucieuse de la qualité de vie au travail et bouillonnante de projets
Environnement de travail de qualité au cœur d'un campus universitaire à proximité du centre-ville
Participation aux frais de transport en commun, forfait mobilités durables ; remboursement partiel mutuelle
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents avec des tarifs très attractifs et accès à nos bibliothèques
Etablissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
Accès au Restaurant universitaire (tarif UBS à partir de 3,88 euros et selon indice)
2,5 jours de congés mensuel /35h00 par semaine avec aménagement possible sur 4,5 jours sur avis du N+1
Télétravail possible selon les nécessités de service et sur avis du N+1
Poste ouvert aux agents contractuels de catégorie C (CDD jusqu'au 31/8/2026) - rémunération de 1950 euros brut mensuel
Prise de poste : début 2026
Date limite de candidature : 23 octobre 2025/ transmettre lettre et CV obligatoirement