Assistante de direction - direction des achats et de la logistique h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Type de contratTitulaire ou CDI
Service d'affectationDirection des Achats, des Services Economiques et de la Logistique
Présentation du service
Position dans la structure :
- Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique : le Directeur des Achats et de la Logistique et ses adjoints du Groupe Hospitalier AP-HP Centre Université Paris Cité, et son adjoint.
- Liaisons fonctionnelles : les cadres de la Direction des Achats et de la Logistique, l'équipe du Bureau des Achats, la Cellule Référentiel, la Cellule des Marchés, les Directions et les services de soins du GH, les fournisseurs.
- Présentation de la Direction : Bureau des Achats, Cellule Référentiel, Approvisionnements : Magasin et Lingerie, Restauration, Bionettoyage, Transport, Vaguemestres, Environnement.

Vos missions
Missions permanentes :
- Gestion des agendas du directeur et de ses collaborateurs.
- Planification de réunions, direction et multi-site (séminaires y compris).
- Aide à la mise en forme et à la création de supports (compte rendu de réunions, tableaux de bord, présentation, PowerPoint).
- Suivi de dossiers (plaintes patients, Plan Équipement, Plan de formation, Modalités Accès Self).
- Délivrance d'autorisations d'accès au self de Cochin pour le personnel extérieur conventionné (INSERM, CNRS, Université).
- Enregistrement Courrier Départ / Arrivée et Suivi.
- Gestion des congés des cadres de la Direction sur Gestime.
- Préparation de déplacements direction et cadres (ordre de mission, réservation de billet train).
- SAP :

o DA, DRS, DI pour notre direction et celles du GH.

o Gestion des fournitures de bureau et hôtelière multi UG.

o Commande de gerbes commémoratives pour l'ensemble du GHU.
- Gestion documentaire : mise en ligne et actualisation de documents sur l'intranet du GHU.
- Mise à jour régulière des coordonnées de notre direction dans l'annuaire interactif du GHU.
- Suivi entretien professionnel annuel, scan des compte-rendu d'entretiens professionnel du personnel avant envoi à la DRH.
- Aide à la rédaction et mise en page de dossiers individuels d'agents dans la préparation d'entrainements aux concours.
- Rédaction courrier Litige Fournisseurs - Économat.
- Planification de rendez-vous de dialogue de gestion, notamment DMU/Département Achat.

Missions Ponctuelles :
- Intérim de l'assistante de direction et des affaires générales pendant ses congés.

Profil recherché
Maîtrise de logiciels :
- SAP
- Gestime
- Pratique du Pack Office Outlook, Word, Excel, Power Point

Qualités requises :
- Rigueur, méthodologie, autonomie
- Capacité à travailler en équipe et en transversal
- Discrétion

Diplômes et outils :
- Secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Horaires de travailDu lundi au vendredi,09h-18h.
TélétravailOui
Vos avantages à l'AP-HP- Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé) - Place en crèche disponible - Self - Remboursement à 75 % du titre de transport - Possibilité de place de parking - Politique sociale attractive - Hoptisoins & Agospap tarifs avantageux sur les loisirs, les vacances, les sorties culturelles) - La Bulle : espace de détente dédié au personnel : activités sportives gratuites (yoga, pilâtes, boxe) - Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L'encadrement est à l'écoute de vos souhaits de carrière.

Description de l'hôpitalRejoignez le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité. Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre-ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin - Port Royal, l'hôpital Necker-Enfants malades, l'hôpital européen Georges-Pompidou et l'Hôtel-Dieu. Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca-La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard-Gabriel-Pallez. Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris. Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares. Chaque année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients. Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut-niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo-universitaire est un acteur majeur. La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année. Rejoignez-nous, nous vous attendons !
Référence de l'offreCUP-CCH-DACSEL-6527