Assistante de direction - direction des achats et de la logistique

Informations générales Organisme de rattachement AP-HP. Centre - Université Paris Cité Référence APHP_CUP-CCH-DACSEL-6527 Date de début de diffusion 28/08/2024 Date de parution 01/02/2026 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical Intitulé du poste Assistante de Direction - Direction des Achats et de la Logistique Description du poste Missions permanentes : - Gestion des agendas du directeur et de ses collaborateurs. - Planification de réunions, direction et multi-site (séminaires y compris). - Aide à la mise en forme et à la création de supports (compte rendu de réunions, tableaux de bord, présentation, powerpoint). - Suivi de dossiers (plaintes patients, Plan Équipement, Plan de formation, Modalités Accès Self…). - Délivrance d’autorisations d’accès au self de Cochin pour le personnel extérieur conventionné (INSERM, CNRS, Université). - Enregistrement Courrier Départ / Arrivée et Suivi. - Gestion des congés des cadres de la Direction sur Gestime. - Préparation de déplacements direction et cadres (ordre de mission, réservation de billet train…). - SAP : o DA, DRS, DI pour notre direction et celles du GH. o Gestion des fournitures de bureau et hôtelière multi UG. o Commande de gerbes commémoratives pour l’ensemble du GHU. - Gestion documentaire : mise en ligne et actualisation de documents sur l’intranet du GHU. - Mise à jour régulière des coordonnées de notre direction dans l’annuaire interactif du GHU. - Suivi entretien professionnel annuel, scan des compte-rendu d’entretiens professionnel du personnel avant envoi à la DRH. - Aide à la rédaction et mise en page de dossiers individuels d’agents dans la préparation d’entrainements aux concours. - Rédaction courrier Litige Fournisseurs – Économat. - Planification de rendez-vous de dialogue de gestion, notamment DMU/Département Achat. Missions Ponctuelles : - Intérim de l’assistante de direction et des affaires générales pendant ses congés. Conditions particulières d'exercice Position dans la structure : - Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique : le Directeur des Achats et de la Logistique et ses adjoints du Groupe Hospitalier AP-HP Centre Université Paris Cité, et son adjoint. - Liaisons fonctionnelles : les cadres de la Direction des Achats et de la Logistique, l’équipe du Bureau des Achats, la Cellule Référentiel, la Cellule des Marchés, les Directions et les services de soins du GH, les fournisseurs. - Présentation de la Direction : Bureau des Achats, Cellule Référentiel, Approvisionnements : Magasin et Lingerie, Restauration, Bionettoyage, Transport, Vaguemestres, Environnement. Descriptif du profil recherché Maitrise de logiciels : - SAP - Gestime - Pratique du pack office Outlook, Word, Excel, Power Point Qualités requises : - Rigueur, méthodologie, autonomie - Capacité à travailler en équipe et en transversal - Discrétion Diplômes et outils : - Secrétariat et gestion administrative - Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III) Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Paris (75)