Assistant(e) de direction

Le Groupe Astoria est un acteur majeur en gestion de patrimoine, courtage et gestion privée, opérant à travers ses marques Astoria Finance, Astoria Courtage et INSINIA. Depuis 2002, le Groupe accompagne des particuliers, familles et chefs d’entreprises par une approche patrimoniale globale à 360° et répond aux problématiques de préparation à la retraite, transmission, optimisation fiscale.


Le Groupe en quelques chiffres :

* 💼 12,6 Mds € d'encours sous gestion
* 👨👩👧👦 110 000 clients accompagnés
* 🏢 42 agences partout en France
* 🤝 450 collaborateurs engagés


Rejoignez notre agence Lyonnaise !

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, INSINIA recherche un(e) Assistant(e) de direction (H/F) en CDD de 6 mois pour intégrer notre bureau dynamique de Lyon.


VOS MISSIONS


COLLECTE ET VENTILATION DES COMMISSIONS

(Ceci représente la partie la plus importante du poste en termes de temps de travail)

* Récupération des bordereaux compagnies et vérification des affectations producteurs
* Gestion des factures de commissions immobilières :
saisie, suivi des paiements
* Suivi des partenariats et mandats
* Tableaux de bord mensuels :
suivi hebdo, prévisions, évolutions annuelles
* Classement et mise à jour de la GED (conventions compagnies O2S+ Serveur)


MESSAGERIE GENERALE CABINET (en binôme)

* Tri et archivage des messages de la messagerie générale
* Gestion du standard téléphonique :
prise de messages, écoute et rassurance du client, réponse simple sans entrer dans la technicité, transmission des priorités au collaborateur


SUIVI TRESORERIE / COMPTABILITE

* Suivi de la trésorerie hebdomadaire
* Préparation de la comptabilité pour le cabinet comptable


GESTION DU PERSONNEL

* Suivi des notes de frais
* Préparation de la paie :
comptabilité, tickets restaurant, virements des salaires
* Suivi des formations
* Ressources humaines :
obligations des employeurs, droits des salariés, en appui avec Alpa Comptabilité Sociale


ACHATS/ FOURNISSEURS

* Fournitures et achats pour le cabinet
* Premier contact ou contact principal pour certains fournisseurs et/ou partenaires
* Suivi des contrats fournisseurs
* Suivi du règlement des factures fournisseurs


REGLEMENTATION CABINET

* Liste des documents officiels
* Suivi des cotisations obligatoires
* Suivi des déclarations et enquêtes obligatoires :
AMF, ACPR, CNCGP


ASSISTANAT DU DIRECTEUR

* Gestion du planning
* Gestion des déplacements/ Réservations transports, hébergements et invitations partenaires


VOTRE PROFIL


Qualifications requises :

* Expérience en tant qu'assistante de direction.
* Excellentes compétences organisationnelles et multitâches.
* Maîtrise de Microsoft Office.
* Excellente communication écrite et orale.
* Sens de la confidentialité.

Qualités recherchées :

* Proactivité et initiative.
* Rigueur et souci du détail.
* Autonomie et travail en équipe.


CARACTERISTIQUES DU POSTE

* Type de contrat :
CDD de 6 mois Temps plein
* Rémunération :
à partir de 24k fixe
* Tickets restaurant