Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) (h/f)

RESPONSABILITÉS :

• Secrétariat de direction ;
• Gestion financière.

Activités principales [découlant de la mission principale] :

Secrétariat de direction
• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) physiquement, par téléphone et par mail
• Gérer l'agenda de la Direction et contrôler les échéances
• Assurer la gestion et le suivi des courriers, des documents en signature suivant les délégations, des parapheurs et de la messagerie Direction
• Assurer le soutien logistique (salles, matériels, fournitures, convocation, traiteur...) pour l'organisation d'évènements (conférences, réunions, élections professionnelles, instances...)
• Diffuser de l'information interne en multicanal (mail, intranet...)
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Gestion financière
• Suivre les crédits annuels des dépenses de fonctionnement de la Direction Générale
• Assurer la gestion financière de plusieurs services : gestion des bons de commande via SIFAC, suivi des dépenses, émission des ordres de missions,
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances et compétences opérationnelles (savoir-faire) :
• Finances publiques
• Maitriser la bureautique
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC) – formation possible
• Savoir gérer la diversité des sollicitations (et en mesurer l'urgence)
• Hiérarchiser les informations, être capable de rendre compte

Compétences comportementales et qualités requise (savoir-être) :
• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité 
• Réactivité 
• Sens relationnel 
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Travail en équipe
• Disponibilité