Employeur
L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.
Le pôle formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU) met en œuvre la politique d'orientation et de formation en lien avec les composantes de l'université de Bordeaux.
Pôle ressource de l'expérience étudiante, il regroupe les services dédiés à la vie étudiante et de campus qui portent les activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants.
Il assure la mise en œuvre des projets communs et le suivi des outils de gestion et de pilotage, harmonise et formalise les procédures, mutualise les pratiques.
Au titre de ces différentes missions, le pôle FIPVU est en charge de la commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU).
La Direction de la Formation et de la Gestion des Cursus (DFGC) est un service central de l’université de Bordeaux. Elle est rattachée au pôle Formation Insertion Professionnelle et Vie Universitaire. La directrice de la DFGC s'appuie pour la réalisation des missions de la direction, sur une directrice adjointe en charge de la gestion des cursus et quatre agentes experts dans leurs domaines de compétence : une chargée de la gestion des cursus, une chargée des applications de gestion des cursus et une chargée de l’offre de formation ainsi qu’une secrétaire pédagogique chargée de la classe préparatoire aux études supérieures (CPES).
Dans le cadre de l’amélioration continue de l’offre de formation, traduit par le cadrage ACOF (), et le programme NewDEAL (https://enseigner.u-bordeaux.fr/politique-de-formation/grands-programmes-de-soutien/newdeal, l’ambition de l’établissement est d’améliorer la réussite par la création de nouveaux cursus mieux adaptés à la diversité des publics. Le présent recrutement concerne un des deux postes de chargés de la gestion des cursus, dédié aux formations avancées dans la transformation, et en particulier à la mise en place de la personnalisation des parcours étudiants.
Votre mission
Le gestionnaire exercera au sein de la direction de la formation et de la gestion des cursus (DFGC), direction qui a pour mission de coordonner la mise en œuvre de la politique universitaire en matière de formations et de suivi des cursus des étudiants, en lien avec les composantes de formation.
A/ Gestion formation
Le Gestionnaire aura pour mission d’accompagner les actes de scolarité induits par le suivi des étudiants inscrits en licence « sciences et société » en appui aux équipes pédagogiques. A ce titre, il se coordonnera avec les responsables de la mention, préparera les réunions de l'équipe pédagogique (dont elle fait partie), y participera et rédigera des PV de ces réunions.
Cette licence a vocation à développer des parcours personnalisés d'étudiants adaptés à leur besoin en entrée de cycle, à conforter la modularisation de la formation en blocs de compétences cohérents, à expérimenter la désannualisation progressive des formations et à développer des pédagogies actives.
En pratique, le gestionnaire assurera, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice adjointe de la DFGC, les missions suivantes :
1. Modélisation de la formation dans l’outil de scolarité avec élargissement progressif à la désannualisation, la flexibilisation des rythmes et la personnalisation des enseignements
2. Caractérisation des freins et des leviers pour une articulation des procédures d’inscriptions entre les différentes unités de formation auxquelles sont inscrits les personnes étudiantes, ainsi que la répartition des éléments constitutifs des enseignements suivis (parts socle et ouverture)
3. Vérification et accompagnement des IP (inscriptions pédagogiques) des étudiant.e.s
4. Affectation des étudiants dans les groupes de TD
5. Suivi, vérification et contrôle de la cohérence des emplois du temps (EDT) des étudiant.e.s en articulation étroite avec les unités de formation dans lesquels les étudiant.e.s suivent des enseignements, l’offre transverse nécessitant une coordination des EDT entre unités de formation et une concertation pour une priorisation des enseignements dans la conception des EDT
6. Mise en place d’un calendrier coordonné des activités d’évaluations des acquis des étudiants, en cohérence avec les emplois du temps des différentes unités de formation concernées pour l’offre transverse
7. Coordination des ajustements ponctuels qui concernent plusieurs périmètres : emplois du temps, évaluations, etc.
Appui à l'accueil et à l'accompagnement des étudiants
8. Gestion des demandes d'information (mail, téléphone et présentiel)
9. Mise à jour des informations misent à la disposition des étudiants : affichage de l’offre, emploi du temps, groupes d’étudiants, relevés de notes, etc...
10. Diffusion d’annonce auprès des étudiants et/ou de l’équipe pédagogique
Appui à l'organisation des évaluations des acquis et à la saisie des notes des étudiants
11. participation à l’organisation des différentes modalités d’évaluation présentielles ou hybrides
12. suivi des résultats aux évaluations des étudiants du nouveau cursus (statistiques)
13. appui à la mise en place et à la gestion du contrôle continu intégral (appui à la coordination)
Appui à la mise en œuvre de processus de scolarité spécifiques aux étudiants
14. suivi des étudiants inscrits dans les différentes formations (4 sites existants) : identification de cohorte
15. suivi des progressions des étudiants, le cas échéant surplusieurs années, et organisation des commissions de BCC (bloc de compétences et de connaissances)
16. Organisation des jurys de diplomation, édition et contrôle des PV de délibération et relevé de notes
17. Réservation de locaux pour les enseignements et les évaluations
Contribution à la réflexion sur l'accompagnement des formations transverses à partir de l’expérience du CPES (aspects de scolarité en particulier)
18. Caractérisation des modalités d’accompagnement et de l’impact de ses évolutions sur les missions des scolarités
19. Définition des besoins en matière d’outils à déployer pour appuyer cet accompagnement
B/ Appui technique sur l’outil de scolarité :
Le Gestionnaire aura pour mission d’accompagner les travaux de fiabilisation de mise en œuvre des procédures dans l’outil de scolarité
Accompagnement des gestionnaires des collèges et instituts
20. Formation sur l’outil APOGEE
Accueil des nouveaux arrivants sur les postes de gestionnaires de scolarités et mise à disposition de supports d’accompagnement sur les différents modules de l’outil (mise à jour de l’intranet).
21. Réponse aux demandes d’assistance
Caractérisation des difficultés rencontrées par les référents SI des collèges et instituts pour y apporter des réponses en sollicitant au besoin, les services supports de l’AMUE.
Fiabilisation des données
22. Vérification dans l’outil de scolarité, de la bonne adéquation des saisies d’informations aux règles de référencement pour permettre de fiabiliser les données statistiques communiquées en interne et en externe à l’établissement. Un contrôle rigoureux des données saisies est impératif sur les opérations d’inscriptions administratives et le suivi des résultats.
23. Fiabilisation des données liées aux inscriptions administratives d’étudiants en formation initiale pour définir le calcul du montant de reversement par le CROUS, de la CVEC à l’établissement
Au sein de la DFGC, le gestionnaire de gestion des cursus participe activement à la mise en œuvre opérationnelle de cursus personnalisés au sein des formations de l’université de Bordeaux, soutenus par le programme NCU NewDEAL.
Vos atouts / Vos talents
Vous êtes titulaire d’un baccalauréat technologique à dominante administrative ou d’une formation en secrétariat et/ou gestion administrative. Vous maîtrisez les règles et procédures applicables à votre domaine d’activité et disposez de connaissances relatives à l’organisation et au fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur, ainsi qu’à la réglementation administrative, juridique et à la scolarité universitaire (LMD). Vous êtes à l’aise avec les techniques de communication, d’accueil physique et téléphonique, la rédaction de documents administratifs et l’utilisation des outils numériques.
Vous savez accueillir et renseigner différents publics, gérer et classer des documents, rédiger des comptes rendus ou rapports, rendre compte de votre activité et travailler de manière autonome tout en respectant des échéances multiples. Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes en capacité d’utiliser des logiciels métiers ; la connaissance des applications Apogée, Celcat, Hyperplanning et ADE constituerait un atout.
Reconnu pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre discrétion, vous faites preuve de réactivité, d’adaptabilité et d’un excellent relationnel, notamment auprès des étudiants. Vous appréciez le travail en équipe et savez gérer votre activité dans un environnement complexe.
Les candidatures de débutants sont acceptées.
Plus d'informations :
24. Des pics d’activités se situent en période d’inscriptions et d’examens
25. L'agent devra aussi s’approprier les différents outils de gestion de la scolarité dont l’outil pro note utilisé par le lycée Michel Montaigne
26. Le télétravail est possible 1,5 jour par semaine
27. Les congés sont obligatoirement pris durant les périodes de congés universitaires de l’établissement
CDD de 12 mois idéalement à pouvoir à compter du 1/09/2026 au 31/08/2027
Poste basé sur deux sites géographiques : Le lycée Montaigne - Bordeaux et l’université de Bordeaux - campus de Talence (C4)
Rémunération brute mensuelle : 1 925 €
Ce que nous vous offrons :
28. Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle
29. Télétravail possible selon l’organisation du service
30. Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée)
31. Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale
32. 75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde
33. Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail
34. Accès à un parking du personnel
35. Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels
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