Assistant.e administratif.ve h/f

Description du poste

Intitulé du poste

H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de gestion administrative

Missions

Le Pôle territoire vulnérable, territoire résilient, gère pour le compte des communes, la mission de service communal d’hygiène et de santé : habitat insalubre, police du bruit, installations classées, contrôle des denrées alimentaires, surveillance des eaux destinées à l’alimentation. Il organise le système général d’astreinte et assure des missions de sécurité incendie et de sécurité civile.

Dans un contexte d’évolution de l’organisation, la direction recherche aujourd’hui pour son service d’appui administratif et financier, chargé.e d’assurer des missions polyvalentes d’assistance administrative, essentiellement en support du centre risques sanitaires. Ce centre est composé d’une équipe de 3 de salubrité hygiène alimentaire et nuisances sonores basée à l’immeuble Laure Gatet et de 8 hygiène et salubrité répartis sur 21 communes, auprès desquels l’ sera amené à se déplacer régulièrement. Ces fonctions de support administratif auprès du Centre risques sanitaires étant nouvelles et en cours de construction, elles seront amenées à se préciser, au fur et à mesure du recensement des besoins, de la mise en place de l’organisation et des outils métiers. L’ recruté.e sera donc partie prenante de ce processus de consolidation.

Sous la responsabilité du responsable du service appui administratif et financier, vos missions principales consistent à :
Effectuer des tâches administratives courantes :
­ - Rédiger des courriers, comptes-rendus de réunions et documents divers (convocations à des réunions, arrêtés-types, …)
­- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques divers
­- Gérer les circuits de signature de courriers et arrêtés
­- Organiser et planifier des réunions
­- Envoyer des courriers et des colis

Assurer le suivi et la gestion administrative des dossiers :
- Réceptionner les sollicitations ou signalement des usagers et partenaires, via divers canaux (dont plateforme numérique)
­- Accuser réception et assurer un premier niveau de réponse
- Créer les dossiers dans le logiciel métier dédié, pour transmission et traitement par les inspecteurs opérationnels de la direction
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Assurer un appui administratif aux inspecteurs, aux différentes étapes de traitement des sollicitations (suivi des délais, relances, contacts téléphoniques…)

Gérer administrativement les admissions en soins psychiatriques d’urgence (ASPDRE) :

En roulement une semaine sur 3 :
- Réceptionner le certificat médical
- Elaborer l’arrêté, selon le modèle type
- Organiser la signature par l’élu d’astreinte
- Adresser l’arrêté aux organismes concernés


Par ailleurs, vous assurez des suppléances, en cas de nécessité, afin d’assurer la continuité de service : accueil téléphonique et physique, gestion de la messagerie générique, gestion du courrier, saisie sur le logiciel métier RH en matière de gestion des temps.
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Profil attendu

Sensibilisé au fonctionnement des collectivités territoriales et aux thématiques hygiène, santé et sécurité, vous disposez de connaissances administratives générales et maîtrisez les techniques de secrétariat.

A l’aise avec les outils informatiques, vous possédez des compétences rédactionnelles et de synthèse ainsi qu’une bonne capacité d’adaptation et d’acquisition des données pour renseigner au mieux les usagers.

Vous êtes doté.e d’excellentes qualités relationnelles et d’écoute envers l’équipe, le public, les acteurs institutionnels et appréciez le travail en équipe et en transversalité

Votre rigueur, votre discrétion, votre curiosité intellectuelle ainsi que votre capacité à prendre des initiatives, à alerter et rendre compte sont autant d’atouts nécessaires pour mener à bien les missions de ce poste.