Assistant-e administratif-ve et chargée de réponse aux appels d'offre — h/f - cdd de remplacement

Assistant-e administratif-ve et chargée de réponse aux appels d'offre — H/F - CDD de remplacement AA - REMPLMZ Au sein du pôle administratif de l’association et sous la responsabilité hiérarchique directe de la directrice adjointe, vous faites partie des services support de l’Association Coste et participez à ce titre au fonctionnement de l’union associative AUSIRIS. Vous êtes amené-e à intervenir sur le site de Castanet (Nîmes), ainsi que sur les différents sites de l’association. Au sein de l’Association, vous assurerez : - Le soutien administratif quotidien visant à faciliter le travail éducatif des professionnels éducatifs et chefs de service par la gestion des aspects relatifs à l’administratif de l’ensemble des dossiers de plusieurs services des établissements sociaux gérés par l’Association, sécuriser les envois à l’extérieur des courriers éducatifs et représenter l’association vis-à-vis des partenaires, visiteurs ou appelants - la gestion complète des réponses aux appels d’offres/appels à projet/demandes de subvention (veille, montage des dossiers, dépôt et suivi). Votre rôle sera clé pour développer les partenariats et financements de l’association, en lien avec la direction de l’association. I. Missions administratives classiques 1. Gestion des dossiers des enfants et des procédures • Gestion des plannings, des dossiers des mineurs, et des outils collaboratifs (boîte mail partagée, tableaux de bord, logiciel Globule). • Diffusion des informations aux professionnels, aux partenaires et aux financeurs : o Mise à jour des documents éducatifs dans le réseau COMMUN, o Mise à jour des informations sur les dossiers des enfants, o Suivi de l’activité, en lien avec ces informations : Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord…) o Création des nouveaux comptes globule et suivi des habilitations globules, en lien avec le service de ressources humaines, une fois par mois à minima. o Relecture et mise en forme (orthographe, cohérence, date, mise en page) de l’ensemble des rapports éducatifs et des courriers avant envoi. o Réponses aux demandes d’admissions (accord et refus) et enregistrement sur Globule. o Mise à jour des trames éducatives sur le réseau o Soutien à la rédaction et mise en page du rapport d’activité o Respect de la charte graphique 2. Relais du secrétariat général : o Accueil téléphonique et physique : Répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la correspondance quotidienne o Gestion des mails et du courrier o Mise à jour et transmission des documents associatifs (livret d’accueil pour les salariés, organigramme…) o Organisation logistique des réunions (réservation de salle, mise à disposition éventuelle du matériel pédagogique pour les formations…) o Archivage et classement o Traiter les demandes et requêtes de manière appropriée o Tenir l’agenda, organiser les réunions et les rendez-vous et envoyer des rappels o Transcrire et prendre des notes de réunions et entrer les données avec précision o Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace II. Réponses aux appels d’offre/appels à projets/demandes de subvention 1. Veille et identification des appels d’offres • Recherche et analyse des opportunités (plateformes institutionnelles, réseaux professionnels). • Sélection et transmission des appels pertinents à la direction pour validation. 2. Montage et complétude des dossiers • Collecte des pièces justificatives (statuts, bilans, attestations, CV des intervenants…) • Rédaction et mise en forme des dossiers selon les cahiers des charges des financeurs. • Coordination avec les services internes (comptabilité, RH, éducatif) pour obtenir les éléments techniques et financiers. 3. Dépôt et suivi des réponses • Dépôt des dossiers : Envoi des réponses dans les délais (plateformes dématérialisées, envoi postal si nécessaire). • Suivi administratif : Archivage des preuves de dépôt, relances si besoin, et transmission des retours aux équipes. • Reporting : Mise à jour d’un tableau de suivi des candidatures aux appels d’offres (état d’avancement, résultats, échéances). 4- Suivi de l’action et bilans : • Mise en place et alimentation des tableaux de suivi pour rendre compte des actions, en lien avec les équipes. • Réalisation des dossiers de bilans, en lien avec les services concernés (équipes de terrain, service ressources humaines et service comptabilité) SAVOIRS-FAIRE/ COMPETENCES ATTENDUES • Expérience : Idéalement 1 à 2 ans en gestion administrative et/ou réponse aux appels d’offres (secteur social ou médico-social serait un plus). • Maîtrise des outils : o Bureautique (Word, Excel avancé pour les tableaux de suivi). o Plateformes de veille (sites des collectivités, fondations, préfectures, Europe…). o Outils collaboratifs (planning partagé, Web conférence, Teams, Google Drive, ou équivalents). • Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à respecter des délais serrés et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne. • Rédaction et synthèse : Aisance pour rédiger des documents techniques et administratifs (rigueur, qualités rédactionnelles, respect des règles d’orthographe et de syntaxe). Très bon niveau de communication verbale et écrite. Saisie de documents numériques. • Discrétion : Respect strict de la confidentialité (dossiers sensibles liés aux mineurs et aux partenariats). • Capacités à aller chercher de l’information et esprit d’initiative • Connaissances de base en comptabilité LE POSTE CDD avec perspectives de pérennisation, temps plein (35h/semaine). Horaires de bureau. Lieu : Siège social à Nîmes, déplacements à prévoir sur les secteurs de Redessan/Bellegarde/Baillargues. Permis de conduire impératif. Salaire selon CCN66, coefficient adapté à l'expérience. Possibilité d’évolution professionnelle au sein de l’association ou de l’union associative Poste disponible immédiatement Choisir d’intégrer l’Association Coste c’est choisir d’intégrer une association dynamique et en pleine évolution, de travailler dans un cadre agréable, avec des outils innovants et modernes, au sein d’équipes pluridisciplinaires et soutenantes. Rejoignez nous en envoyant votre CV et votre lettre de motivation à : recrutement@assocoste.fr Association Coste L’Association Coste est membre de l’union associative AUSIRIS depuis 2018. Elle emploie 140 salariés et accompagne 350 enfants et familles au sein de ses différents services de Protection de l’Enfance installés sur le Sud et l’Est du Département du Gard et l'Est de l'Hérault : - La Maison d’Enfants à Caractère Social d’une capacité de 119 places, elle accueille des garçons et des filles âgés de 3 à 21 ans et accompagne leur famille, sous différentes modalités (internat, SAPMN, accueil de jour). Elle est implantée au plus près des familles et de leur environnement grâce à ses quatre UPPAF - Unités de Prévention, de Protection de l’enfant et d’Accompagnement des Familles. - Les services T.E.R.A.s - Tremplin Échanges Ressources Accompagnement. Ces services accueillent et accompagnent 66 jeunes de 14 à 21 ans Mineurs Non Accompagnés et Jeunes Majeurs Étrangers dans le Gard et 100 jeunes âgés de 6 à 21 ans dans l'Hérault. Les projets reposent sur 6 axes principaux (Éducation à la santé, apprentissage du français, insertion sociale, scolaire et professionnelle, accompagnement administratif, apprentissage de la vie quotidienne) - La Maison d'enfants inter associative à Caractère Social Colibris D'une capacité de 40 places, elle s'appuie sur des dispositifs territoriaux de proximité. 8 places sont portées par l'Association Coste. - Le Service IRIS - Dispositif de visites en présence d'un tiers : Crée en 2022 par l'Association Coste, IRIS est un dispositif de Protection de l'Enfance d'une capacité de 55 places. Il s'adresse aux enfants jusqu'à 18 ans ainsi qu'à leurs familles. La visite en présence d'un tiers permet de protéger, d'accompagner, de soutenir la relation ainsi que d'aider et conseiller le positionnement parental. Elle est décidée par le Juge et s'impose à notre service comme à l'Aide Sociale à l'Enfance et aux familles. L’Association Coste développe également depuis 2020 : - Un pôle thérapeutique, ouvert à tout public et institutions, il a pour objectif de proposer des thérapies à partir de l’expérience acquise autour du travail thérapeutique de réseau soutenu par la « Clinique de Concertation », de la Psychoboxe et de la thérapie familiale. - Un centre de formation, permet d’accompagner d’autres institutions ou thérapeutes dans le développement de ces pratiques innovantes. https://www.assocoste.fr Nîmes Bac Pro gestion administration, Bac 2 (BTS) assistant-e administratif ou équivalent Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDD / Remplacement Assistant administratif