Le secrétaire assure les tâches générales de secrétariat et la gestion de dossiers en lien avec le chef de service et la secrétaire déjà en poste.
Activités principales socle du poste :
Nous recherchons une secrétaire pour un poste principalement administratif.
Suivi administratif
- Réception, tri, distribution, enregistrement et archivage du courrier
- Suivi des e-mails et télécopies
- Gestion des caisses de l'établissement et paiement et gestion des factures.
- Saisie informatique de l’ensemble des documents (professionnels et usagers), notes et dossiers établis ou validés par le chef de service ou la direction régionale
- Mise à jour de la documentation et des panneaux d’affichage (professionnels et usagers)
- Diffusion des différents supports associatifs de communication interne et externe
- Participation à certaines réunions d’équipes
- Soutien administratif à l’équipe pluridisciplinaire dans la gestion des dossiers usagers
- Gestion du classement et de l’archivage
- Gestion des dossiers partagés
- Tenue et suivi des dossiers administratifs
- Suivi des registres obligatoires,
- Suivi des dossiers (déclarations, indemnisations, litiges, etc.)
Gestion logistique du service :
- Commandes de matériels, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons
- Gestion des stocks de fournitures, matériel médical, outils de travail pour le personnel
- Inventaire et stockage des fournitures
- Assurer les réceptions des commandes
COMPETENCES REQUISES
Les principales qualités requises sont les suivantes :
· Qualité et rigueur de l’expression écrite et orale
· Initiative et autonomie dans la gestion et la coordination des activités
· Aisance relationnelle
· Adaptabilité, disponibilité par rapport aux demandes et esprit d’équipe
· Rigueur
· Discrétion et respect de la confidentialité
Compétences générales requises par l’emploi :
· Capacité à restituer le sens d’un message
· Capacité à raisonner logiquement et à développer une argumentation
· Connaissances des contraintes légales ou réglementaires
· Dimension organisationnelle et technologique
· Maîtrise du l’utilisation du matériels informatique, des logiciels et des outils de communication et être en capacité de s’adapter à l’évolution des technologies.
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