Vous assurerez un secrétariat polyvalent en prenant en charge l'accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier, le suivi des fournitures, ainsi que le classement et l'archivage. Vous apporterez également un appui direct au responsable de service et aux membres de l'équipe en organisant les agendas, en préparant et en assurant le suivi des réunions (convocations, comptes rendus, tableaux de suivi, dossiers ponctuels). Vous contribuerez au traitement des réclamations via la base de données dédiée (Greco) et participerez à la qualité de la relation avec les interlocuteurs internes et externes.
Vous interviendrez également sur la gestion administrative du personnel, en saisissant les éléments RH dans le logiciel dédié (suivi journalier des agents, mouvements, mises à jour des effectifs, médailles) et en diffusant les notes et informations utiles au service.
Sur le volet comptabilité, vous réaliserez les enregistrements comptables, le traitement des bons de commande et des factures, le contrôle des pièces et leur validation par les opérationnels. Vous éditerez des états de consommation budgétaire et saurez alerter en cas de dérive ou de besoin d'arbitrage. Enfin, vous apporterez un premier niveau de réponse sur certaines questions administratives et juridiques (cadres d'achat, procédures internes, suivi de dossiers), tout en assurant le lien avec les services ressources de la délégation. Vous participerez à la prise en main et au bon fonctionnement des outils de gestion, et pourrez être amené(e) à représenter le service lors de réunions internes ou réseaux métiers, en contribuant à la diffusion d'informations et au partage des pratiques.
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