Secrétaire d'agence (h/f) - cdd

Définition du poste

Au sein de l'une de nos agences, la/le Secrétaire assure l’assistanat du Responsable d'Agence. Il organise, coordonne la transmission et la rédaction des informations du service.

Lieu : Paris 15ème, 48 rue Bargue

Missions principales

1. Réceptionne, trie et distribue le courrier et les parafeurs de l'Agence. Veille à l'archivage des documents ;
2. Gère les communications téléphoniques et l’agenda du chef d’agence ;
3. Organise des rendez-vous, met en place des réunions et gère les communications téléphoniques ;
4. Suit et traite les réclamations des locataires ;
5. Participe à des réunions de service, rédige le compte-rendu et en assure la diffusion auprès du service ;
6. Saisit, met en forme et rédige des notes et documents. A ce titre, il procède à l'actualisation des documents et est amené à faire des analyses et synthèses de dossiers pour son responsable ;
7. Gère les informations ou les données concourant à la décision (recueil, tri, saisie, mise en forme, archivage) et assure la préparation des tableaux de bords transversaux et en assure leurs suivis ;

S'assure de la disponibilité des moyens matériels nécessaires à l'activité de l'Agence.

Profil recherché

Profil souhaité

8. Bac + 2 dans les domaines de l'assistanat, ou niveau acquis par expérience
9. 3 ans d'expérience minimum souhaitée dans une fonction similaire
10. Maîtrise des outils bureautiques (Pack office, OUTLOOK)
11. Qualités rédactionnelles
12. Organisation et gestion des priorités
13. Aisance relationnelle et capacité à travailler en transverse
14. Disponibilité