MISSION
Traiter tout ou partie des éléments administratifs afférents au domaine de la protection sociale et du temps de travail, relatifs à la gestion des dossiers individuels du personnel.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique :
-Information et conseil à des tiers (agents, cadres des services) dans son domaine d'activité
-Réception et traitement des demandes téléphoniques et/ou des messages électroniques
Gestion administrative et suivi spécifique relatif au domaine de la protection sociale :
-Application des règles, procédures relatives aux déclarations d'accident de service/Maladies professionnelles, CLM, CLD, MO
-Saisie et mise à jour des situations administratives des personnels (maladie, AT, maternité, paternité, CLM, CLD, autorisations d'absences.),
-Recueil/collecte et traitement des données ou informations spécifiques : enquête administrative, préparation et reproduction des documents et pièces réglementaires pour la constitution des dossiers AT/MP, CLM, CLD, IPP
-Envoi des dossiers aux administrations compétentes (CPAM, Conseil Médical)
-Suivi auprès du conseil médical de situations administratives spécifiques : rechutes, expertises médicales, maladie ordinaire > 6 mois, IPP.
-Rédaction de courriers et/ou attestations, archivage des courriers et documents administratifs.
-Production, édition et classement des décisions administratives.
-Tenue à jour des données: suivi des remboursements d'indemnités journalières, calcul et suivi des congés maternité et paternité.
Gestion du temps de travail :
-Gestion des demandes d'autorisation d'absence exceptionnelles, contrôle des droits et recueil des pièces justificatives
-Conseil et support administratif du logiciel de temps de travail, clôture annuelle du temps de travail.
-Contrôle et gestion des droits à congés annuels, des CET et des autorisations d'absence en tenant compte de la règlementation applicable et du protocole interne.
-Suivi des autorisations d'absence syndicales : tenue à jour et suivi des compteurs de droits syndicaux.
-Traitement des demandes de décharge d'activité de service pour exercice d'un mandat syndical, réponse aux intéressés et responsables de service, édition des décisions.
Gestion administrative et suivi des temps partiels :
-Saisie et mise à jour des situations administratives des agents.
-Suivi et envoi des renouvellements de temps partiels.
Suivi statistique de l'activité d'absentéisme :
-Extraction de données.
-Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux de bord.
-Traitement des informations relatives au bilan social.
Gestion et suivi du contrat de couverture des risques statutaires (frais médicaux) :
-Enregistrement des déclarations de frais médicaux sur la plateforme assureur.
-Suivi des remboursements.
Savoir-Faire requis :
-Expliquer aux agents les situations administratives relevant du domaine de l'absentéisme,
-Conseiller et orienter les personnes pour les questions relevant du domaine de l'absentéisme
-Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou informations
-Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant du domaine d'activité
-Rédiger, mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
-Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation
-Utiliser les outils bureautiques et les technologies de l'information et de communication
-Analyser les données et/ou informations
Connaissances particulières requises :
-Connaissances générales : Organisation et fonctionnement interne de l'établissement, classement et archivage, accueil téléphonique, droit de la fonction publique hospitalière, bureautique
-Connaissances détaillées : gestion administrative, logiciel dédié à la gestion administrative des personnels, droit de la protection sociale
Profil de formation recherché : : niveau 5 (BTS Assistant de Direction) ou expérience significative
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