Assistante de directions

À propos de nous

Le GHT d’Armor regroupe six Établissements publics de santé : Guingamp, Lannion, Paimpol, Tréguier, Centre hospitalier du Penthièvre et du Poudouvre (CH2P) et Saint-Brieuc. Ce dernier est l’établissement support du GHT.

Le centre hospitalier de Guingamp est un établissement qui couvre l’ensemble des spécialités de MCO. Il dispose de SSR, d’Ehpad et USLD, comptant aujourd’hui environ 580 lits et places. En outre, il dispose d’une reconnaissance d’unité de soins palliatifs de 10 lits.


Mission

MISSIONS GENERALES/PERMANENTES/PONCTUELLES



1. Accueil physique et téléphonique

o Information et orientation du public (personnel médical et non médical, représentants, usagers…)



2. Secrétariat : gestion des agendas, courriers, mails

o Gestion des agendas de la Direction générale et des directions adjointes

o Prise de rendez-vous, organisation de réunions, rédaction et mise en forme de documents, de courriers, de compte-rendu, classement, archivage

o Réception, enregistrement, tri et répartition du courrier adressé aux directions fonctionnelles, suivi des échéances

o Traitement et orientation des mails arrivant dans la boite de réception de la Direction générale

o Recueillir, traiter et archiver les informations nécessaires au fonctionnement administratif des Directions

o Réalisation et diffusion des notes et transmission d’informations au personnel (gestion de l’affichage)

o Rédaction de courriers de niveau 2

3 Instances

o Suivi des instances, préparation, mise en forme et transmission des documents et convocations relatifs aux instances

o Secrétariat de séance prise de notes, réalisation des PV, diffusion des avis



4 Gestion du Service et reporting

o Encadrement du/de la Secrétaire de Directions

o Suivi de l’activité du service

o Réalisation, mise à jour de procédures liées à l’activité du Service



5 Missions annexes

o Suivi des grèves, enquêtes, statistiques, études diverses

o Assurer le remplacement de la Secrétaire de Directions

o Mise à jour de l’annuaire


Profil

COMPETENCES



Savoirs :

· Connaissance de l’environnement et du fonctionnement d’un centre hospitalier : liens hiérarchiques et fonctionnels

· Connaissance des projets de l’établissement



Savoir-faire :

· Maîtriser les outils bureautiques : Pack office : (word, excel, PPT, messagerie, Teams …) + outils de visioconférences

· Avoir une capacité d’adaptation

· Avoir le sens de l’organisation et du classement

· Savoir établir des priorités dans l’exécution des tâches et la transmission des informations

· Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs

· Savoir élaborer des projets de courriers



Savoir-être :

· Pro activité, réactivité et disponibilité

· Qualités relationnelles et humaines

· Rigueur

· Dynamisme et force de proposition

· Autonomie et prise d’initiative dans le respect de sa délégation

· Sens de l’accueil et de la communication

· Respect de l’obligation de réserve et discrétion dans les transmissions d’informations

· Respect du secret professionnel

· Sens du travail en équipe



IDENTIFICATION DU POSTE

* Intitulé du poste : Adjoint des Cadres – Assistante de Directions

* Affectation : Direction Générale - Bâtiment administratif

* Localisation : Centre Hospitalier de Guingamp – Membre du GHT d’Armor

* Quotité de travail : Temps plein – Forfait cadre (19 RTT)

* Grade : Adjoint des cades - Catégorie B

* Rattachement hiérarchique : Direction Générale