DEMETER est un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l'ingénierie et du développement commercial.
Notre client est une association de Loi 1901 à but non lucratif.
L'association regroupe 7 maisons de retraite médicalisées (EPHAD).
Le siège de l'association est basé à Marseille, proche de la Valentine. L'assistant·e de direction est chargé·e d'assister le directeur général (DG) dans l'organisation et la coordination quotidienne de son activité, ses interactions internes et externes. Il·Elle participe à la gestion de l'information ainsi qu'à l'organisation des instances décisionnelles et consultatives.
Organisation et coordination des activités quotidiennes de la Direction générale.
- Assister le DG dans l'organisation quotidienne de leur travail
- Organiser l'agenda du DG, assurer l'organisation, la préparation et le suivi de ses réunions
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs prenant contact avec la Direction générale, apporter un premier niveau d'information et orienter vers le service concerné
- Assurer l'organisation des rendez-vous et des déplacements
- Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous
Gestion de l'information
- Filtrer et répondre aux sollicitations de l'extérieur
- Favoriser la circulation et les flux d'information
- Traiter les correspondances destinées au Directeur Général
- Assurer la rédaction et la mise en forme de courriers
- Assurer la gestion de l'ensemble de ces informations en appréciant les urgences et les priorités
Contribution à l'organisation des instances consultatives et décisionnelles de l'établissement
- Participer aux réunions préparatoires, pour prise de notes et consignation des conclusions
- Diffuser les convocations et les documents de séance, en veillant au respect des échéances
- Assurer le suivi des retours sur convocations (élaboration des listes de présence / absences, gestion des pouvoirs)
Gestion administrative
- Organiser un secrétariat général dans le cadre de la digitalisation de la documentation
- Garantir la conservation et la traçabilité des informations traitées par une bonne utilisation des outils, des bases de données et des méthodes d'archivage
- Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficaces de la Direction générale
- Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures)
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