ASSISTANT·E D'ACCUEIL ET DE SECRÉTARIAT
Fiche de poste type - Répertoire des métiers
Famille d'activités professionnelles spécifique aux CROUS :
Fonctions transversales et supports
Référence dans les emplois ITRF : BAP J
Emploi type : Adjoint en gestion administrative (J5X41)
Classement statutaire dans le corps d'accueil, ITRF ou DAPOOUS : ATRF ou agent de maîtrise (AM 5)
Caractéristiques spécifiques du poste
- Site : Saclay
- Structures habituelles d'affectation :
Plateforme Hébergement d'Orsay (résidences Les Jardins de Fleming, Georges Charpak et La Pacaterie)
- Rattachement administratif et fonctionnel :
Unité de gestion hébergement Orsay - Les Ulis
Mission
Accueillir le public et participer à l'administration et à la gestion des structures de l'unité de gestion.
Activités principales
- Sous l'autorité du Directeur d'unités de gestion, accueillir et orienter les étudiants dans leurs démarches administratives (constitution du dossier d'admission et de renouvellement, VISALE, CAF)
- Assurer le standard téléphonique
- Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants en liaison avec le service logement
- Trier et distribuer le courrier des étudiants
- Sous la responsabilité du régisseur, encaisser les loyers et travailler en liaison avec la CAF
- Sous la responsabilité du Directeur de l'unité de gestion, assurer le suivi des étudiants en difficultés financières
- Gérer les situations d'urgence
- Détecter d'éventuels besoins d'aide ou de soutien psychologique des étudiants
- Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie
- Assurer le suivi des occupations en liaison avec l'agent chef et les services techniques
- Tenir la planification des logements
- Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies
- Participer à la sécurité des personnels et des biens (mise à jour du DUER)
- Classer et archiver les dossiers des étudiants
Dispositions communes relatives à la continuité et aux nécessités du service public
Dans le cadre de ses missions, et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut être appelé, dans la prolongation cohérente de ses activités principales, à se voir confier toute autre tâche nécessaire au fonctionnement administratif du service.
Dans les cas particuliers de sous-service ou dans les cas exceptionnels (notamment urgence et remplacement) de rupture de service, l'agent peut être amené temporairement, sur décision de l'autorité de gestion de proximité, à exercer des activités relevant du même emploi-type, de qualification comparable, et sous réserve des aptitudes, compétences et formations requises.
Lorsque les fonctions temporairement occupées le justifient, un complément indemnitaire égal à la différence de rémunération est versé au prorata temporis.
Compétences attendues
Compétences techniques
- Maîtrise des nouvelles technologies de communication et de gestion : HEBERG3, HEBERG3 WEB, Ebail, prise de rendez-vous, Internet, Intranet, domotique
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Connaissance souhaitée d'une deuxième langue
- Connaissance des outils de communication et de gestion (logiciels, fax)
- Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement (réseaux d'eau, gaz, chauffage, électricité, implantation du matériel de sécurité)
- Connaissance des problèmes du milieu étudiant
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur
- Connaissance des techniques d'accueil et de communication
Formations
- Écoute et accueil
- Sensibilisation aux problèmes du milieu étudiant
- Gestion des conflits et des personnalités difficiles
- Formation au dispositif de sécurité installé dans l'établissement
- Informatique, bureautique
- Gestion administrative et financière
- Hygiène, santé et sécurité, secourisme
- Habilitation électrique
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