Assistant administratif / assistante administrative et comptable (h/f)

Mission :
Assurer de manière autonome la gestion financière, comptable et administrative d'un laboratoire multisite : suivre les crédits du laboratoire, effectuer les commandes d'achats, gérer les déplacements des membres de l'unité, participer à la gestion administrative du laboratoire.

Activités :
Suivre les crédits et l'exécution des conventions :
• Répartir les crédits affectés au laboratoire sur les différentes lignes budgétaires (dotation, contrats de recherche, etc.) ;
• Suivre la consommation des crédits et informer régulièrement la direction du laboratoire et les agents concernés ;
• Collecter et archiver les données comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
Effectuer les achats :
• Recenser les besoins d'achat et de prestations diverses ;
• Rechercher et contacter les fournisseurs, demander des devis ;
• Créer les bons de commande sur l'application dédiée ;
• Contrôler les livraisons et effectuer les services faits ;
• Vérifier la mise en paiement des factures auprès des fournisseurs.
Gérer les déplacements :
• Vérifier et compléter les demandes de missions transmises par les agents du laboratoire via l'application dédiée ;
• S'assurer du bon déroulement de la mission, depuis la demande jusqu'au remboursement des frais de l'agent ;
• Collecter auprès des missionnaires les justificatifs de frais ;
• Le cas échéant, apporter un appui aux agents pour l'utilisation de la plateforme ;
Participer à la gestion administrative :
• Suivre, en lien avec la responsable administrative, le recrutement des agents contractuels et des stagiaires via l'application dédiée ;
• Avoir un rôle de liaison / contact avec l'administration du Technopole de l'Arbois ;
• Participer à l'accueil des nouveaux arrivants (agents titulaires ou en CDD, stagiaires, invités) : informations utiles, demande de badge, carte de cantine, etc.
• Participer à l'organisation des réunions et manifestations organisées par l'équipe (colloques, soutenances de thèse, assemblées générales, etc) : réservation de salles, demande de devis, etc. ;
• Participer aux réunions de site et en rédiger le compte-rendu ;
• Diffuser les informations administratives et réglementaires aux agents du laboratoire ;