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LE POSTE
Le poste :
Sous la responsabilité de la responsable des affaires générales, lassistante de direction facilite lorganisation quotidienne des Directeurs des Ressources Humaines.
En collaboration avec une seconde assistante de direction, elle assure les missions dédiées au secrétariat central de la Direction des Ressources Humaines.
Les dossiers sont traités au sein de la Direction des Ressources Humaines, en lien avec la direction générale, les directions fonctionnelles, lensemble des services du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.
Missions de secrétariat
* Gérer les agendas des Directeurs des Ressources Humaines
* Assurer lorganisation, la préparation et le suivi des rendez-vous, réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique...) en respectant les délais de mise en oeuvre, les échéances et la cohérence des réunions
* Planifier et organiser les déplacements des Directeurs des Ressources Humaines : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements
* Filtrer, orienter, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques
* Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
* Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama)
* Accueillir, renseigner et orienter tout professionnel ou visiteur se présentant au secrétariat
* Assurer linterface avec linterne et lexterne
* Prise en charge des aspects logistiques (gestion des véhicules, des salles de réunions...)
Missions spécifiques liées au poste
* La préparation et le suivi des instances organisées par la Direction des Ressources Humaines (CSE, FSCT et CSO)
* Lappui administratif auprès des unités de la Direction des Ressources Humaines.
La continuité du poste est organisée avec la seconde assistante de direction du pôle RH. Les deux professionnels travaillent en 7h30, sur des plages horaires éventuellement variables, pour assurer la présence nécessaire aux activités du secrétariat et se remplacent lors des absences.
PROFIL RECHERCHÉ
Profil recherché
* Connaissances
* Intérêt pour le secteur public et les ressources humaines
* Une expérience réussie dans des fonctions similaires est impérative
* Connaissance de lorganisation et du fonctionnement interne de létablissement
* Techniques de communication
* Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques
* Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat
Savoir faire
* Structurer son travail
* Savoir planifier et respecter les délais
* Evaluer et hiérarchiser des besoins
* Rédiger et mettre en forme les documents
* Savoir gérer les aléas
* Sadapter aux différents interlocuteurs
* Filtrer et orienter les informations
Savoir-être
* Grand sens de la confidentialité
* Capacité dadaptation
* Sens de lorganisation
* Réactivité
* Sens relationnel
* Savoir accueillir
* Savoir sexprimer oralement
* Rigueur
* Autonomie
ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES POUR POSTULER
Pour valider votre candidature, veuillez télécharger les pièces demandées lors de votre inscription. Toute candidature incomplète ne sera pas traitée.
Document(s) :
* Curriculum Vitæ
33400 Talence, Gironde, Nouvelle-Aquitaine
J-18808-Ljbffr
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