Le poste se distingue par une forte dimension contrôle de gestion, en lien avec les Property Managers étrangers, les Asset Managers internes ainsi que les différents autres départements internes.
Missions principales
1/ Veiller à la bonne exécution et au respect des obligations liées à la gestion locative
* Vérifier la saisie correcte des baux par les Property Managers (PM) et le traitement des congés.
* Superviser le quittancement réalisé par les PM et garantir la facturation exacte des loyers, charges et taxes.
* Assurer le suivi des locataires sortants et la clôture des baux.
* Encadrer les PM dans le pilotage des syndics.
* Superviser les PM pour le traitement des décomptes de cession et la clôture des immeubles vendus.
* Veiller à la bonne intégration des nouvelles acquisitions par les PM.
* Traiter et suivre tout autre sujet lié à la gestion locative.
2/ Garantir la gestion administrative, juridique et financière des actifs de son patrimoine
* Veiller à la bonne application des clauses des baux.
* Superviser les PM dans l’élaboration des budgets d’exploitation pour validation par les Asset Managers, et assurer le suivi ainsi que le contrôle budgétaire.
* Vérifier les rapports des PM, organiser et animer les réunions trimestrielles.
* Encadrer les PM dans le suivi des impayés jusqu’au commandement de payer (réalisé par le service recouvrement en collaboration avec le département juridique).
* Superviser les PM pour garantir la bonne application des redditions de charges.
* Veiller à la correcte application des redditions de taxes en lien avec la comptabilité immobilière.
* Assurer le traitement des sinistres multirisques et dommages-ouvrage, en coopération avec le département technique, jusqu’à la clôture des dossiers.
3/ Assurer la relation avec les PM et veiller à la satisfaction des locataires
* Veiller à ce que les PM apportent des réponses aux demandes et réclamations des locataires en coordination avec l’Asset Manager.
* Effectuer des visites régulières des immeubles.
* Assurer le rôle d’interface entre les PM externes, l’Asset Manager, l’équipe Finance et Comptabilité interne, la Direction Technique, le service Juridique et le département Développement Durable pour toutes les questions liées à l’exploitation des actifs du patrimoine.
4/ Activités transverses
* Participer à la mise en œuvre et à l’amélioration des outils métiers.
* Assurer l’actualisation et le suivi des tableaux de bord des sites gérés (impayés, créances douteuses, écarts de loyers, charges refacturables et non refacturables, garanties et cautions, etc.).
* Fournir le support nécessaire pour la constitution des data rooms liées aux arbitrages, en coordination avec l’équipe.
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