Description du poste :
Principales activités du poste Assistante des directions ( H/F) :
- Mission 1 : Assurer la gestion administrative, RH et financière
Organiser le tri et l'archivage des documents comptables et financiers de 4 sociétés.
Gestion et contrôle des notes de frais pour l'ensemble des établissements
Mise à jour des fichiers de suivi des documents juridiques.
Classement des dossiers informatiques.
Réponses aux candidatures de recrutements.
Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
Initier une « démarche qualité » des documents administratifs
Diffusion de CR de réunions de Direction
Traiter le courrier postal, gérer la boîte email
- Mission 2 - Assurer l'accueil et les déplacements
Organiser les visites et accueillir les visiteurs
Préparation et organisation des déplacements professionnels complexes en lien avec l'agence de voyage pour tous les voyageurs
- Mission 3 : Office management
Gestion du matériel informatique et téléphonique des collaborateurs
Gérer les salles de réunions
Relais avec les services généraux pour le bâtiment administratif.
- Mission 4 : Être un back-up de l'assistante comptable pour la gestion des commandes sur un logiciel dédié.
Anglais demandé, une autre langue est un plus.
Description du profil :
Coordonner l'activité d'une équipe - Suivre et vérifier les conditions d'exécution d'un contrat - Organiser la logistique des recrutements et des formations - Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire - Mettre à jour une documentation technique - Réaliser une gestion administrative et comptable - Concevoir un tableau de bord - Organiser des actions de communication - Saisir des documents juridiques - Méthode de classement et d'archivage - Modalités d'accueil - Normes rédactionnelles - Sténographie - Techniques de communication - Techniques de numérisation - Techniques de prise de notes - Gestion administrative - Outils bureautiques
Esprit d'équipe - Diplomatie - Fiabilité - Discrétion - Investissement - Méthode - Organisation - Ponctualité - Rigueur
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