Assistant·e de direction (h/f)

À propos de nous

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives et votre rigueur au service du bon fonctionnement d’un hôpital public ? Rejoignez le GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE et participez aux missions de la Direction Générale.

Le GHRE recrute un.e assistant·e (H/F) à temps plein pour assurer des missions de secrétariat et d’assistanat sur le site hospitalier de Saint-Malo.

L’assistant·e de Direction organise le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers. Il / Elle organise la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions…), anticipe et gère divers dossiers en lien avec les Directions fonctionnelles du GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE.


Mission


Gestion administrative et organisationnelle

* Gestion et tenue des agendas électroniques : planification des rendez-vous, coordination et organisation de réunions

* Gestion des e-mails : réception, tri, transmission et suivi des messages

* Accueil physique et accueil téléphonique des interlocuteurs internes et externes

* Rédaction, mise en forme et suivi de documents : courriers, rapports, tableaux, présentations

* Traitement du courrier entrant et des dossiers : enregistrement, tri, diffusion, archivage.



Organisation de réunions, instances et évènements

* Préparation logistique et administrative des réunions, instances, visites et évènements : réservation des salles, préparation des ordres du jour, convocations et envoi des documents réglementaires, feuilles d’émargement, préparation des supports projetés, enregistrement vocal, prise de notes, rédaction des comptes rendus, diffusion auprès des participants

* Gestion des accès, suivi matériel, etc…



Contribution aux projets transversaux

* Collaboration administrative avec les directions fonctionnelles et les secrétariats pour fluidifier le suivi de dossiers et garantir la cohérence des actions.



ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

Afin de garantir une continuité optimale du fonctionnement des instances et des missions transversales, l’assistant·e de direction assure la suppléance des collègues assistant·e·s de la Direction Générale pendant leurs absences.

Contrat : CDD de 3 mois pouvant évoluer sur un contrat pérenne ; ou mutation ; ou détachement.

Grade : Adjoint administratif - Catégorie C

Lieu de travail : Site hospitalier de SAINT-MALO (35). Déplacements ponctuels sur le site hospitalier de DINAN.

Temps de travail : 35 heures par semaine


Profil

Diplômé·e Bac minimum ; Bac + 2 souhaité dans le domaine de l’assistanat, de la bureautique, de l’administratif.

Savoir faire :

* Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Publisher, internet, intranet, Outlook…) et les nouvelles technologies d’information et de communication

* Savoir organiser des visioconférences

* Connaître l’organisation et le fonctionnement d’un établissement public de santé, notamment en ce qui concerne les instances

* Savoir filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques

* Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès verbal, dossier...) dans le respect indispensable de l’orthographe et de la grammaire

* Organiser et prioriser les activités de secrétariat quant aux différentes informations et aux dossiers

* S’exprimer aisément et assurer un accueil de qualité vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés : autorités administratives externes, usagers, directeurs, secrétaires de direction et personnels du GHRE

* Identifier un problème et savoir en rendre compte

* Prendre des initiatives adaptées.



Savoir être :

* Capacité d’adaptation pour travailler avec différents interlocuteurs (Directeurs, Praticiens, ARS, Préfecture…)

* Discrétion et respect du secret professionnel

* Disponibilité

* Rigueur, organisation et méthode, esprit de synthèse

* Polyvalence et efficacité

* Sens du contact et du dialogue : écoute, diplomatie.

Poste ouvert à tous et aux personnes en situation de handicap.

Retrouvez toutes nos offres d’emploi et postulez directement sur le site gh-re.nous-recrutons.fr