Technicien en gestion administrative f.h

À propos de nous

L’université Jean Monnet

Université pluridisciplinaire, l’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 5 sites stéphanois (dont un site à Roanne), l’Université accueille près de 20 000 étudiants et 1 650 personnels. Elle est composée de 5 facultés, 4 instituts, un département d’études politiques et territoriales (DEPT), une école d’Economie (Saint-Étienne School of Economics), une école d’ingénieurs (Télécom Saint-Etienne), 6 écoles doctorales, 34 équipes de recherche et 5 structures fédératives de recherche.


Mission

ACTIVITES PRINCIPALES

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines

Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)

Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

Conditions particulières d’exercice

Famille d’activité professionnelle Correspondance statutaire

ACTIVITES SPECIFIQUES :

Instances réglementaires :

Préparer les instances réglementaires liées à l’offre de formation : CFVU, R1C : collecter et vérifier les documents et informations des composantes, ordre du jour, présentation, rédaction du PV en lien avec le Responsable de la cellule de Suivi de Formation, Direction/VP.

Veiller au respect des échéances et organiser la préparation des délibérations en CFVU pour les sujets en lien avec les formations

RECOURS : en lien avec les composantes, instruire les dossiers de recours et préparer les réponses pour le VP Formation

CESURE : assurer le suivi administratif, vérification de la conformité réglementaire en relation avec les composantes et la Présidence. Saisir les éléments nécessaires sur Apogée pour l’inscription des étudiants en césure en lien avec le service AFAF. Travailler en collaboration avec le service Cap Avenir afin de maintenir le lien entre la démarche administrative de la Césure, gérée par la cellule Suivi de Formation, et la démarche d’accompagnement, gérée par le service Cap Avenir.

JURYS : Assurer le suivi et la vérification des actes sur le plan réglementaire en relation avec les composantes et la Présidence. Préparer et mettre à la signature les actes administratifs (arrêtés de jurys, …) Gérer les jurys des baccalauréats généraux et technologiques

Les scolarités de composantes : vérifier la conformité de la règlementation nationale de l’établissement en matière de scolarité ;

Animation d’ateliers professionnels


Profil

· Savoirs

Expertise juridique et règlementaire du domaine d’activité.

Modes de fonctionnement des administrations publiques

Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention

Droit des examens et concours

Environnement et réseaux professionnels

Techniques d’élaboration de documents

Culture internet et techniques de communication

Langue anglaise : A1 à A2 (Cadre européen commun de référence pour les langues)

Avoir des connaissances approfondies sur l’organisation et le fonctionnement de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche

Maîtriser l’organisation décisionnelle à l’Université

Connaître l’offre de formation de l’UJM

Connaître la structure administrative des composantes pédagogiques de l’UJM

· Savoir faire

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir rendre compte

Communiquer et faire preuve de pédagogie

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Travailler en équipe

Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

Mettre en œuvre une démarche qualité

· Savoir être

Sens de l’organisation

Rigueur / Fiabilité

Sens relationnel

Réactivité, adaptation et nécessité d’une grande polyvalence.

Respecter la confidentialité



CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

Pic d’activités possibles, présence obligatoire aux instances, notamment la CFVU.