Secrétaire de mairie (h/f)

Cadres d'emplois : Adjoint administratif ou Rédacteur
Grade : Adjoint Administratif Principal de 2ème classe ou Adjoint Administratif Principal de1ère classe ou Rédacteur
Lieu de travail : Mairie
Temps de travail : 17 heures hebdomadaires
Lundi : 13H00 - 18H20
Mercredi : 10H00 - 12H30 / 12H50 - 16H20
Vendredi : 10H00 - 12H30 / 12H50 - 16H00
MISSIONS PRINCIPALES
Sous la responsabilité directe du Maire

Collaborateur du Maire
- Assiste et conseille le Maire dans différents domaines (état civil, urbanisme, ressources humaines, finances, marchés publics.)
- Participe à la préparation et au suivi du budget et du compte administratif
- Instruit les dossiers relatifs à la commande publique
- Assure la gestion des équipements communaux (école, salle des fêtes.) et du cimetière
- Prépare les conseils municipaux (convocations, dossiers.) et rédige les procès verbaux

Service aux administrés
- Accueille et informe les usagers
- Prépare et rédige des actes administratifs et civils
- Met à jour les listes électorales et prépare les élections
- Procède au recensement de la population
- Instruit et suit les demandes d'urbanisme

Gestion des services
- Gère les paies pour les agents communaux
- Assure la gestion et le suivi des dossiers du personnel (gestion des carrières, visites médicales.)
- Gère les deux régies de recettes et la régie d'avance

ACTIVITES COMPLEMENTAIRE
- Assiste aux cérémonies d'état civil, aux réunions en soirée (conseils municipaux, commissions), aux scrutins électoraux
- Gère les relations avec les associations et suit les partenariats

ACTIVITES ACCESSOIRES / SECONDAIRE
Assistant de prévention
Délégué CNAS
Régisseur (régies de recettes et régie d'avance)

MOYENS MIS A DISPOSITION
- Logiciels spécifiques (comptabilité, état civil.)
- Matériel bureautique et logistique nécessaire à l'accomplissement des missions (ordinateur, photocopieuse, .)

Spécifications du poste
Horaires irréguliers avec une amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction :
Occasionnellement : Travail en soirée (à partir de 20H) lors des réunions du Conseil Municipal, travail le week-end (cérémonies d'état civil, dépouillement des élections, .)

RELATIONS INTERNES :
- Transmission des directives du Maire aux agents communaux
- Echange d'informations avec le Maire et les membres du Conseil Municipal

RELATIONS EXTERNES :
- Partenariat avec les associations et les prestataires privés
- Coopération avec les partenaires publics (intercommunalité, préfecture, trésorerie, centre de gestion.)
- Relation permanente avec le public

SAVOIRS :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel.)
- Logiciels spécifiques : Berger Levrault
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissances juridiques en droit public, commande publique, finances publiques, urbanisme
- Connaissances des procédures réglementaires de passation des marchés publics et contrats
- Maîtrise des techniques de communication et de l'information
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- Connaissances du cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
- Connaissances juridiques en droit civil et gestion des cimetières.

SAVOIR FAIRE :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Qualités rédactionnelles
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence
- Polyvalence du fait de l'exercice de missions très variées
- Disponibilité
- Discrétion

SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens pratique
- Capacité d'écoute

DIPLÔMES REQUIS : Baccalauréat
Le déploiement de l'intercommunalité et la création de communes nouvelles ont un impact sur les missions exercées par les secrétaires de mairie et contribuent à une redéfinition des domaines de compétences. Parallèlement, la dématérialisation et les NTIC participent à l'évolution du métier.