Office manager – sécurité & services généraux

Mazarine est une agence de communication globale qui accompagne les marques dans la construction de leur image et de leurs expériences, du conseil stratégique à la production de contenus, en passant par le digital, le branding et les activations.


Le Groupe recherche aujourd'hui un(e) Office Manager – Sécurité & Services Généraux


Missions principales :


L’Office Manager assure le bon fonctionnement quotidien des infrastructures et des services généraux de l’entreprise.

Il/elle est responsable de la sécurité des locaux, de la conformité réglementaire et de la maintenance des bâtiments, tout en garantissant un environnement de travail sûr et sécurisé.


Il/elle aura pour missions :

1. Gestion des locaux

* Veiller à la bonne marche et à l’entretien des locaux
* Veiller au respect des espaces dédiés aux réunions
* Gérer l’ensemble des prestataires liés aux services généraux
* Participer à la gestion des travaux (suivi administratif : factures, devis, réunions et comptes rendus de chantier)
* Gérer les commandes de fournitures de bureau pour l’ensemble des filiales du site
* Mettre en place des actions de bien-être au bureau (petits-déjeuners, séminaires, évènements internes)
* Veiller à la bonne maintenance des systèmes de climatisation et de chauffage

2. Sécurité des bâtiments

* Assurer la sécurité des bâtiments : incendie, intrusion, conformité réglementaire
* Suivi des dispositifs de sécurité incendie (SSI, extincteurs, exercices d’évacuation)
* Gestion des systèmes de contrôle d’accès et d’alarme intrusion
* Pilotage des prestataires sécurité et maintenance
* Tenue des registres de sécurité et préparation des audits

3. Assistance administrative

* Réaliser des publipostages et envois en masse
* Mettre à jour les bases de données
* Assurer le suivi budgétaire (bons de commande, tableaux de suivi)
* Répondre aux demandes administratives de la direction


Profil recherché :


Expérience 3 à 5 ans minimum en services généraux sur un site multi-entités.

Compétences requises

* Maîtrise de la réglementation sécurité incendie (ERP/IGH, SSI, extincteurs)
* Gestion et pilotage de prestataires
* Suivi de travaux (devis, factures, comptes rendus)
* Contrôle d'accès et systèmes d'alarme intrusion
* Tenue de registres et préparation d'audits
* Suivi budgétaire et administratif (bons de commande, tableaux de bord)
* Maîtrise Office 365 — Excel indispensable
* Sensibilité HSE

Qualités indispensables Rigueur. Autonomie. Réactivité. Sens du service. Bon relationnel. Discrétion.