Secrétaire du département des ressources opérationnelles

À propos de nous

Le Centre Hospitalier de Grasse recherche un(e) secrétaire du département des ressources opérationnelles (services techniques, sécurité, logistique, biomédical, informatique).

Grade : Adjoint administratif

Fonction : Secrétariat du Département, Accueil, Assistance dans la gestion de projet, Participation aux tâches administratives et financières

Le Centre Hospitalier de Grasse est un établissement public important de santé sur le territoire des Alpes-Maritimes et est idéalement situé en accès direct de la pénétrante Cannes-Grasse. Il est composé de 3 sites hospitaliers qui permettent une gestion de proximité. Il possède une capacité d’accueil de 545 lits et emploie près de 1 500 personnes. De nombreux avantages pour les hospitaliers : places en crèche, logements, salle de sport, actions gratuites de bien-être, cadre de vie favorable.


Mission

Missions :

Secrétariat :

* Organiser le traitement et la circulation de l’information pour le département (appels téléphoniques, courriers, dossiers, archives, note d’information et note de service, procédures)

* Organiser la gestion logistique du département (déplacements, réservations, réunions, agendas, papeterie, approvisionnement de la pharmacie)

* Collecte et administration d'informations et de données pour différentes enquêtes, conventions, dossiers, subventions… liées à l'activité du département

* Suivi des calendriers des dossiers en cours (rappels, et relance des relations externes et services internes…)

* Administration des documents QUALINEO (événements indésirables + registre des plaintes) en lien avec l’ONVS, GED (Gestion documentaire), et suivi documentaire

* Suivi des fichiers contacts

* Participation aux réunions pour rédaction des comptes-rendus et diffusion

* Organisation et suivi de l’archivage des documents (dématérialisé et papier)

RH :

* Coordination et suivi des recrutements Département // DRH, Mise à jour de l’organigramme

* Suivi des avis de grève, gestion des assignations et retour DRH

* Organisation des rendez-vous des évaluations et liaison DRH

* Préparation et suivi du plan de formation des agents du département, planification des formations des agents du département// DRH

* Edition et transmission des plannings d’astreinte et relevé des interventions

Finances :

* Binôme de l’adjoint administratif du pôle (remplacement ponctuel dans les fonctions) comprenant commandes, enregistrements, réception, liquidation, … des prestations de maintenance

* Gestion des petits achats et suivi des prestations SAV Equipements hors maintenance, commandes, enregistrements, réception

* Suivi des devis reçus, et des bons de commande/ enregistrement et dispatchnig dans les dossiers projets

* Envoi des bons de commandes et suivi des bonnes réceptions

* Suivi des relances sur impayés

Technique et logistique :

* Mise à jour du classeur « Plan Blanc »

* Mise à jour et suivi du Registre des déchets, bilan annuel

* Mise à jour et suivi des locations VAE, bilan annuel

* Suivi et instruction des déclarations d’assurances DB ; BM et Véhicules, bilan annuel

* Validation des réservations Véhicules

* Interface et gestion des Contravention Agents

* Enregistrement et suivi du dossier Amiante

* Enregistrement et diffusion des rapports et réserves des contrôles réglementaires

* Mise à jour et diffusion du fichier hotline (astreintes technique)

* Suivi des consommations énergétiques sur factures, et bilan annuel

* Suivi du fichier « casses » et bilan annuel

* Renfort sur la gestion des badges

Système d'information :

* Mise à jour de l’annuaire téléphonique interne

* Intégration des communications, procédures, calendriers, annuaires (…) administratifs dans SP

Domaines d’activité :

1. Secrétariat – Assistance direction

2. Participation aux fonction RH du département

3. Appui aux fonctions Financières et Achat

4. Suivi de projets et dossiers en appui des services du département


Profil

TITRES, DIPLÔMES OU NIVEAU : Bac Pro – BTS Secrétariat ou expérience d’au moins 5 ans dans fonction similaire

CONNAISSANCES GÉNÉRALES :

* Règles générales de la comptabilité publique

* Règles générales de la commande publique

* Organisation administrative des EPS et de l’établissement en particulier

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES :

* Techniques de secrétariat et bureautique

* Outils bureautiques généraux en usage dans l’établissement selon la fonction exercée

* Outils bureautiques spécifiques en usage dans le département selon la fonction exercée

QUALITÉS PROFESSIONNELLES : Discrétion, ordre et méthode, esprit d’équipe, polyvalence, esprit d’initiative, capacité d’adaptation, bonne capacité rédactionnelle

FORMATIONS : Logiciels – Progiciels – Applications : Hexagone, MAINTI4, SHAREPOINT, SALTO, Téléphonie, GED…et autres applications métiers utilisées

Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Conditions particulières : Travail sur écran, Secret professionnel