Il/elle assure la gestion administrative et budgétaire du pôle et accompagne les responsables de service ou d’équipement de la direction grâce à la mise en place d’outils de gestion.
Il/elle encadre et accompagne la/le gestionnaire, coordonne, organise et évalue les missions de la coordination du pôle.
Vos missions
Gestion administrative et communication du pôle :
- Gérer l’assistanat de la direction
- Assurer l’organisation de l’agenda
- Gérer le calendrier des instances et initiatives du pôle
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers (décisions, délibération,...)
- Suivre les conventions liées à l’activité du pôle
- Rédiger les comptes rendus de réunion de pôle
- Gérer l’organisation logistique des réunions
- Assurer et développer la communication du pôle
- Assurer la gestion et le suivi du courrier
- Gérer les commandes de fournitures
- Assurer l’archivage des services du pôle
- Accueil physique et téléphonique du pôle
- Saisie informatique des courriers, rapports, documents administratifs de déclaration, tableaux de suivi, etc.
Gestion budgétaire et RH :
- Participer au suivi budgétaire des services du pôle (dépenses et recettes)
- Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services du pôle
- Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés, CET,…)
- Centraliser et transmettre aux services de la DRH : demande de formation, recrutement, état de paie, rapport de renouvellement,...
- Assurer la transmission des informations relatives à l’offre de formation de la collectivité
Vos compétences
Maitriser l’outil bureautique et les logiciels métier (Airdélib, Ciril finances, Ixbus, Sharepoint
Avoir des connaissances de l’environnement territorial
Connaitre les bases des finances publiques locales
Connaitre la réglementation des marchés publics
Maitriser les règles et procédures administratives des fonctions support RH, finances, juridique et commande publique
Disposer de capacités rédactionnelles et relationnelles
Disposer de capacités organisationnelles
Savoir prendre des initiatives et être force de proposition
Faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité
Etre capable de travailler en autonomie et en équipe
Savoir rendre compte
Savoir organiser et définir les priorités
Etre capable de gérer des informations confidentielles
Avantages
25 jours de congés + 12 RTT+ 2 jours de fractionnement possible
* Véhicule de pôle mutualisé
* Offre de loisirs ( zumba, massages, sports, couture, natation...)
* Ecole de formation interne
* Télétravail
* Parc de vélos électriques à disposition du personnel communal
* Restaurant municipal, de 3.90 à 5.20€ pour les agents
* Temps conviviaux (vœux du Maire au personnel, olympiades du personnel etc.)
Commune de 40 000 habitants, employant un peu plus de 1000 agents, la ville de Stains se veut être un modèle de développement durable et social.
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