Agent de gestion administrative pour service vie scolaire

Missions

:

Activité 1 : Gérer les crédits alloués aux écoles :

1. Calculer, communiquer et gérer le montant de crédits affectés à chaque école y compris pour les écoles privées sous contrat de la ville
2. Suivre l’affectation de crédits accordés sur des projets spécifiques (classes transplantées, dispositif « école et cinéma », spectacles jeunes publics…)
3. Assurer la validation des commandes écoles
4. Réaliser les bons de commandes pour le service et écoles
5. Suivi des factures avec vérification du service fait, liquidation, rattachement et rapprochement comptable.
6. Préparer, exécuter, contrôler l’exécution des marchés publics du service lié aux écoles (photocopieurs, transports, papeterie, manuels scolaires, restauration scolaire, compost…)
7. Participer à la préparation budgétaire et rendre compte sur le suivi de l’état des crédits affectés au service aussi bien en fonctionnement qu’en investissement
8. Renseigner les tableaux de bord de suivi d’activité
9. Participer à la gestion budgétaire des projets et dispositifs spécifiques

Activité 2 : Gérer les inscriptions scolaires

10. Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles
11. Renseigner sur les modalités d’inscriptions scolaires et les dérogations
12. Etudier les dossiers d’inscription scolaire afin de remettre aux familles un certificat d’inscription scolaire
13. Être l’interlocutrice des directeurs d’école sur les capacités d’accueil de nouveaux élèves
14. Préparer les commissions de dérogations dans le cadre de la sectorisation
15. Gérer les dossiers pour l’accueil des enfants de 2 ans sur certains établissements.
16. Gérer les réponses aux familles suite aux commissions scolaires
17. Suivi des dérogations hors commune : dossier des demandes des familles, suivi des paiements (recettes et dépenses)

Activité 3 : Tâches administratives liées aux activités et à la transversalité dans le service :

18. Rédiger des courriers et en assurer le suivi complet sur le logiciel métier.
19. Préparer les actes administratifs liés aux missions du poste
20. Fonctionner en binôme avec l’assistante administrative du service, sur les éléments de population scolaire.
21. Être en capacité d’assurer des remplacements ou la gestion des urgences lors d’absences sur le poste d’assistante administrative
22. Rendre compte de son activité et la partager au sein de l’équipe Vie Scolaire

Activités occasionnelles :

23. Assurer des tâches polyvalentes occasionnelles, comme la gestion des pharmacies des écoles, l’affranchissement des écoles, la fourniture des registres scolaires, les élections des parents d’élèves
24. Assurer en dépannage ponctuellement le poste d’accueil DPEVS

Principales relations hiérarchiques : Responsable du service Vie Scolaire

Principales relations fonctionnelles : Ecoles

Profil souhaité

Savoir :

25. Connaitre le statut de la fonction publique territoriale
26. Connaître les règles de fonctionnement d’une collectivité territoriale et les relations entre les différents acteurs institutionnels

Savoir-faire :

27. Faire preuve de discrétion professionnelle
28. Connaitre les règles comptables et des marchés publics.
29. Maîtriser le logiciel CIVIL et les suites bureautiques
30. Connaitre et s’adapter aux outils de travail des services support
31. Sens de l’organisation du travail et de la gestion du temps
32. Rigueur comptable et de travail
33. Capacité à travailler en binôme et en transversalité
34. Savoir travailler avec de l’autonomie au sein d’une équipe et savoir rendre compte de son activité
35. Connaitre et maitriser les logiciel BASE ELEVES/ Concerto
36. Diriger et informer le public Retransmettre les bonnes informations aux agents de la direction

Savoir-être :

37. Diplomatie, Patience,
38. Sens des relations humaines
39. Rigueur, sérieux et honnêteté
40. Goût et aptitude pour les chiffres
41. Discrétion professionnelle
42. Goût et aptitude pour les relations humaines et l’accueil du public