Publiée le 19 juin
Mission du poste
Qui sommes-nous ? Créée en 2002 à Palaiseau, Aktuel est spécialisée dans la location de mobilier esthétique et fonctionnel pour l'événementiel. En quelques chiffres, c’est : 3000 références ; 20 000 m² de locaux. Portée par des valeurs communes telles que la passion, la simplicité et l’ambition, l’entreprise a récemment intégré le Groupe Alive , le 3ᵉ plus grand acteur français dans l’événementiel et l’audiovisuel. Désormais, Aktuel bénéficie d’une expertise végétale reconnue, acquise par Alive depuis plus de 20 ans avec sa marque Arbre d’un Jour. Certifiée ISO 20121, Aktuel s'engage également dans une démarche RSE ambitieuse et rigoureuse. Pour en savoir plus, rends-toi sur notre site . Rejoins-nous ! Un événement mal suivi, c’est une production qui déraille… et ça, toi, tu sais que ça ne pardonne pas ! Si tu aimes quand les choses avancent, quand les projets s’enchaînent et que chaque détail compte… Si pour toi, la coordination ne se limite pas à suivre des tâches, mais à faire circuler la bonne information au bon moment… Si tu sais garder une vision globale tout en étant précis·e dans le suivi des actions et des demandes… Alors ce poste d’Assistant de Production Événementiel est clairement fait pour toi ! Ton rôle ? Être la courroie de distribution du service, assurer la veille et le suivi des événements, et accompagner les chargés de production dans le bon déroulement de leurs projets. Au quotidien, tu participes à fluidifier l’organisation, à filtrer et orienter les demandes, et à faire circuler les méthodologies et outils partagés entre les équipes de production. Bref, tu es au cœur de la mécanique : celui ou celle qui permet aux projets d’avancer efficacement, sans perte d’information et sans friction. Tes missions principales seront les suivantes : Ici, tu ne fais pas "juste du suivi de projets". Tu contribues au bon déroulement des événements et à la coordination de l'ensemble des acteurs impliqués dans leur réalisation. Tu es le point de coordination qui évite les oublis, les retards et les informations qui se perdent en route. Concrètement : Tu coordonnes et pilotes l'organisation des événements accueillis dans nos locaux ; Tu gères les réservations de salles et la planification des différentes prestations ; Tu assures le booking et le suivi des prestataires externes ; Tu accompagnes les Chargés de Production dans la mise en œuvre de leurs projets ; Tu réalises les relances et le suivi des différentes phases de production ; Tu assures le suivi des acomptes, des règlements et des étapes de facturation. Mais surtout : Tu coordonnes les différents services impliqués sur les projets multi-métiers ; Tu assures un suivi transversal de l'ensemble des événements en cours ; Tu centralises les informations et veilles à leur bonne diffusion auprès des équipes concernées ; Tu facilites les échanges entre les différents interlocuteurs pour garantir l'avancement des projets ; Tu contribues à la bonne application des méthodes et outils partagés par le service. Ton objectif : garantir une organisation fluide, une circulation efficace de l'information et un suivi rigoureux des projets pour contribuer au succès de chaque événement. Profil recherché On cherche quelqu'un qui aime quand les projets avancent et que les événements prennent vie. Quelqu'un qui sait garder le cap quand plusieurs dossiers se croisent, que les échéances approchent et que les interlocuteurs se multiplient ; Quelqu'un qui comprend qu'une information bien transmise au bon moment peut faire toute la différence dans la réussite d'un projet. Mais surtout : Tu es organisé·e et rigoureux·se (rien ne t'échappe et tu sais garder une vue d'ensemble) ; Tu sais gérer plusieurs sujets en parallèle sans perdre le fil ; Tu fais preuve de motivation et de ténacité, même lorsque les délais se resserrent ou que les imprévus s'invitent dans le planning ; Tu aimes faire avancer les choses et trouver des solutions lorsque des blocages apparaissent ; Tu es autonome tout en sachant travailler en équipe ; Tu sais prioriser, relancer et assurer le suivi des actions jusqu'à leur aboutissement. Et aussi : Tu apprécies coordonner différents interlocuteurs autour d'un même objectif ; Tu es à l'aise pour communiquer avec des équipes internes, des prestataires et des partenaires ; Tu sais centraliser, synthétiser et partager les informations de manière claire et efficace ; Tu contribues naturellement à maintenir une bonne dynamique de travail entre les différents services. Et surtout : Tu ne vois pas la coordination de projets comme un simple suivi administratif. Tu sais que derrière chaque événement réussi, il y a une organisation solide, une communication fluide et des personnes qui veillent à ce que chaque détail soit au bon endroit, au bon moment. Si en plus tu apprécies les environnements dynamiques, les projets variés et le contact avec de nombreux interlocuteurs, tu risques clairement de te plaire ici ✨ Au delà d'une expérience sur des fonctions similaires, nous recherchons une personne motivée, sérieuse et en adéquation avec nos valeurs. Conditions de travail Type d’emploi : Temps plein (35h), CDD 12 mois avec possibilité d'évolution vers un CDI selon le profil ; Rémunération annuelle brute : entre 26 000€ et 26 400€ selon profil et expérience ; Lieu de travail : Palaiseau (91). Pourquoi nous rejoindre ? Parce qu'ici, être Assistant de Production Événementiel, ce n'est pas "juste faire du suivi"… c'est un rôle clé. Tu as un impact direct sur la bonne organisation des événements et l'avancement des projets ; Tu contribues à la fluidité des échanges entre les équipes, les prestataires et les différents intervenants ; Tu es au cœur de la coordination qui permet à chaque événement de se dérouler dans les meilleures conditions. Tu arrives dans un environnement où : Les projets avancent vite ; Les interlocuteurs sont nombreux ; Et où une information manquante ou transmise trop tard peut avoir de vraies conséquences. Mais aussi : Ton sens de l'organisation contribue directement à la réussite des événements ; Tes idées pour améliorer les méthodes de travail et les outils sont les bienvenues ; Tu développes rapidement ton autonomie et deviens un véritable support pour les Chargés de Production ; Tu évolues dans une équipe où la communication, l'entraide et la réactivité sont essentielles. Chaque relance, chaque réservation, chaque information partagée compte. C'est grâce à ton suivi que les salles sont réservées, les prestataires mobilisés, les échéances respectées et les projets coordonnés efficacement entre les différents services. Tu assures également le suivi des phases de production, des acomptes et de la facturation, tout en veillant à la bonne circulation des informations entre les équipes et à l'avancement de l'ensemble des projets. Bref, si tu cherches un poste où ton organisation, ta rigueur, ton sens du relationnel et ta capacité à coordonner plusieurs sujets en parallèle ont un impact concret sur la réussite des événements… tu es au bon endroit. Autres avantages : Une entreprise dynamique, des équipes engagées, de la proximité, une ambiance de travail conviviale, des formations pour accompagner ton développement professionnel en permanence au sein d’une entreprise en pleine expansion ; Une mutuelle d'entreprise (dont le contrat de base isolé est pris en charge à 100% par l'employeur) ; Des Titres restaurant ; Une Participation au Transport ; Une Participation Groupe. Nous nous engageons également en faveur de la diversité et agissons pour l'insertion des personnes en situation de handicap. Nous étudions chaque candidature à compétences égales et recrutons avant tout des personnalités ! Si ce profil te correspond et que tu partages les valeurs d’Alive ( O ptimisme, P assion, A mbition, R esponsabilité, A ppartenance, D isponibilité, I nnovation, S implicité) alors lance-toi et envoie-nous ta candidature.
