Secrétaire médicale en hépatologie ou polyclinique chirurgicale f/h

Informations générales Entité de rattachement du publieur Situé à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales. Date de parution 09/01/2026 Métier Coordination et administration paramédicale - Secrétariat médical - Assistanat médical Intitulé du poste Secrétaire médicale en Hépatologie ou Polyclinique Chirurgicale F/H Type de contrat Apprentissage Télétravail Non Présentation du service Le Groupe Hospitalier est structuré en 7 départements Médico-Universitaires multi-sites dont 3 DMU transversaux : DMU NARVAL DMU Ville-Hôpital DMU Urgences et MétabolismeDMU Biologie, PUI, Santé Publique, recherche DMU Hématologie-Immunologie DMU Gynécologie –Périnatalité DMU Médecine des Enfants Le DMU NARVAL est réparti sur les 3 sites du Groupe Hospitalier (Avicenne, Jean-Verdier et René Muret) et se compose des services suivants : Blocs opératoires, Chirurgie ambulatoire, Chirurgie ophtalmologique, Chirurgie orthopédique et traumatologique, Chirurgie thoracique et vasculaire-ORL, Chirurgie digestive, Dermatologie, Hépatologie, Médecine palliative, Médecine de l’exercice et du sport, Oncologie, Pathologie professionnelles et environnementales, Physiologie-Explorations fonctionnelles, Pneumologie, Policlinique chirurgicale, Rhumatologie. Le service d’hépatologie accueille des patients adultes externes et hospitalisés (12 lits d’HDJ, 5 lits HDS et 16 lits d’HC) pour différents examens : Ponction Biopsie Hépatique (PBH), Fibroscan, Radio Fréquence, Radio Embolisation, Transfusion, Chimiothérapie, Fibroscopie, Coloscopie, Vidéocapsule… La polyclinique chirurgicale regroupe 10 spécialités médicales représentées par 70 Chirurgiens et médecins consultants : Anesthésie, chirurgie orthopédique, chirurgie digestive, chirurgie bariatrique, urologie, chirurgie thoracique et vasculaire, ORL et ophtalmologie. Vos missions L’agent d’accueil a pour rôle d’assurer un accueil professionnel, chaleureux et efficace des patients et de leur entourage, ainsi que la gestion administrative des consultations. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service et à l’amélioration de l’expérience patient. Missions du Service d'hépatologie : Gestion de l’accueil physique et téléphonique et du flux patient à l’accueil Assurer la gestion du flux des patients des 3 secteurs (HDS, HC et HDJ) Gérer la prise de rendez-vous sur les différents secteurs à la demande des médecins Effectuer les demandes et les retours des patients sur le logiciel i-transport Numériser, intégrer et effectuer les envois de résultats d’examens. Assurer la traçabilité (Examens réalisés, albumines administrées…) dans le dossier informatisé du patient. Classer et archiver Assurer les courses au sein du service (magasin et éventuellement au sein du DMU, rangements divers). Toute aide au service s’inscrivant dans son domaine de compétences et respectant la réglementation Saisir l’activité. Missions en Polyclinique Chirurgicale : Accueillir les patients et leurs accompagnants avec bienveillance. Identifier les besoins et orienter les patients vers le bon interlocuteur ou le bon service. Fournir des informations claires sur la consultation, les horaires, les délais ou les modalités de consultation. Gérer les demandes et transmettre les informations nécessaires aux équipes médicales et administratives. Enregistrer les arrivées des patients dans le logiciel dédié ORBIS ou autre logiciel de gestion hospitalière. Vérifier et mettre à jour les données administratives (identité, couverture sociale, mutuelle). Préparer les dossiers médicaux nécessaires aux consultations. Planifier et reprogrammer les rendez-vous en fonction des disponibilités et des impératifs du service Orienter les patients vers les salles d’attente et informer les équipes médicales de leur arrivée. Gérer les flux patients pour minimiser les temps d’attente et éviter les encombrements. Collaborer avec les équipes médicales, paramédicales et administratives pour le bon déroulement des consultations. S’assurer de la disponibilité des documents requis (ordonnances, résultats d’examens, etc.) Profil recherché Savoir-faire requis *Excellentes compétences relationnelles. *Sens de l'organisation et rapidité dans l'exécution des tâches. *Connaissance du circuit patient. *Maîtrise des outils informatiques et des applications métiers (Gilda, Orbis, PACS – enregistrement de CD-Rom). *Application des protocoles, procédures et règles d'identitovigilance. *Formation et maîtrise des gestes d'urgence. Connaissances associées *Connaissances informatiques solides. *Formation sur site pour les spécificités liées au plateau technique. *Connaissance des protocoles d'hygiène, de sécurité et des procédures institutionnelles. Qualités requises *Vigilance, rigueur et sens des responsabilités. *Écoute, disponibilité et bonne présentation. *Autonomie et esprit d'initiative. *Esprit d'analyse et capacité à travailler en équipe et en interdisciplinarité. *Discrétion professionnelle et maîtrise de soi. *Ponctualité, assiduité et respect des recommandations vestimentaires liées à l'hygiène et à la sécurité. *Engagement dans l'amélioration continue et l'actualisation des connaissances. Horaires de travail 8h-17h - 8h30-18h Les avantages de l'AP-HP Schéma Horaire Jour Temps de travail 7h30 Vos avantages à l'AP-HP Remboursement titre de transport à hauteur de 75%, restaurant d'entreprise, crèche d'entreprise, formations, salle de sport Localisation du poste France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93) Ville Bobigny Hôpital et/ou site Hôpital Avicenne - Bobigny 93 (GHU PSSD) Service d'affectation Hépatologie ou Polyclinique Chirurgicale